Management, Organisation du Travail

Comment être plus productif à la rentrée ?

 

 

Dans cet article, nous allons voir comment gagner en productivité avec des actions simples à mettre en place, pour vous et/ou vos équipes.

Parmi ces dernières, figure notamment la méthode « Limiter » qui consiste à prioriser les tâches à effectuer pour se concentrer sur elles, sans se disperser.

En acceptant dès le départ « d’abandonner » certaines tâches, plus facultatives, l’on se libère du temps pour aller à l’essentiel. Cela augmente d’autant plus le sentiment de devoir accompli à la fin de la journée, en atteignant tous nos objectifs.

 

 

Méthode Limiter

 

 

Cette méthode consiste à délimiter et découper une journée de travail.

  • Dans un premier temps, il est nécessaire de déterminer la durée de travail disponible dans la journée.
  • Dans un second temps, il faut lister les tâches par ordre de priorité.

Pour vous aider, demandez-vous quelle est la tâche que vous devez faire impérativement. Il s’agit donc de travailler en privilégiant la priorité à l’urgence.

Comme mentionné dans un précédent article, des «urgences » peuvent venir perturber une journée de travail. Pour gérer ces imprévus (pas toujours si imprévisibles), une durée doit leur être accordée et prévue dans la liste de tâches à faire.

Une réunion prévue ? Vous pouvez vous demander si elle est réellement prioritaire et productive. Une autre façon de gérer la réunionite ! Si ce n’est pas le cas, peut-être trouverez-vous un moyen de vous en dispenser.

 

 

  • Pour chaque tâche, déterminez la durée nécessaire pour la mener à bien

Il est primordial d’être réaliste à cette étape pour éviter les déconvenues et déceptions. Par précaution, vous pouvez miser large le temps de vous familiariser avec la méthode.

Limiter le temps accordé à chaque tâche permet également d’éviter le perfectionnisme : il faut réaliser le travail dans le temps imparti et arrêter, même si cela semble imparfait !

Un travail peut toujours être amélioré, mais il faut produire un résultat ! Les idées d’améliorations pourront toujours servir plus tard. D’éventuels retours sur le travail fourni permettent de savoir si ces idées sont pertinentes.

Il vaut mieux lancer un produit « imparfait » et l’améliorer par la suite, que de ne rien lancer. Cela permet de travailler vite et mieux.

 

 

  • En fin de liste de tâches, faites figurer celles qui ne sont pas prioritaires.

Vous pourrez réaliser ces tâches en fin de journée, si vous en avez le temps. Notamment si vous n’avez pas eu à gérer « d’imprévus« .

A force de les décaler, vous pouvez vous interroger sur leur importance : ces tâches ne sont-elles par en réalité facultatives ?

Cette démarche est libératrice car ces tâches ne font pas partie des objectifs de la journée. Que vous les réalisiez ou non, vous pouvez avoir le sentiment du devoir accompli.

 

 

Mais quand doit-on dresser cette liste, me direz-vous ? Cela dépend de vous. Il est tout de même recommandé de s’organiser en fin de journée pour la journée suivante ou en fin de semaine si vous pouvez prévoir la semaine à venir.

Cette étape vous permet d’ailleurs d’avoir une visibilité sur le travail accompli et la productivité. Ce qui a un effet positif sur la motivation et la confiance en soi !

Cela peut également vous permettre de trouver des pistes d’améliorations, notamment en matière de gestion du temps.

 

La méthode Pomodoro peut tout à fait être utilisée en complément de celle-ci, notamment pour les tâches répétitives mais nécessaires, que vous pouvez prévoir de faire au moment où vous êtes le moins productif, comme après la pause déjeuner par exemple. Timing idéal pour répondre à ses mails !

 

La gestion des mails doit d’ailleurs figurer dans votre liste de tâches, à classer en fonction de sa priorité. Sachant que l’on accorde bien souvent trop d’importance à cette tâche, qui peut vite devenir chronophage.

 

 

Gestion des mails

 

 

Consulter ses mails plus de 4 ou 5 fois par jour s’avère contre-productif.

Posez-vous la question : mon travail dépend-il des informations et/ou instructions que je reçois par mail ?

Si tel est le cas, n’accordez d’importance qu’à ces derniers, en temps voulu.

 

Interrompre votre travail trop régulièrement, voire à la moindre notification, est particulièrement chronophage.

Le cerveau n’est pas capable de basculer efficacement d’une tâche à une autre sans un délai pour traiter l’information.

 

Il est alors déconseillé d’activer ses notifications. Pas d’inquiétude : si une information est réellement importante, voire urgente, votre interlocuteur trouvera un moyen plus efficace de vous contacter. Dans les faits, il est rare qu’un imprévu vous force à abandonner la tâche en cours, car vous et personne d’autre ne peut s’en occuper. Bien souvent, vos interlocuteurs finissent par trouver une solution, provisoire ou non.

Vos collaborateurs, clients, prospects, sont habitués à ce que vous répondiez immédiatement ? Pourquoi ne pas leur faire perdre cette mauvaise habitude ?

Il n’y a pas de mal à ça, et cela peut même les rassurer : vous êtes occupé(e) à faire votre travail et être productif !

 

 

Que vous utilisiez une méthode d’organisation ou non, il est intéressant de planifier la gestion de vos mails. Cela vous permet de ne pas interrompre votre travail et vous en occuper au meilleur moment. C’est à dire lorsque vous n’êtes pas dans un pic de productivité, comme après le déjeuner par exemple. Cela vous permet d’avoir une tâche de transition, avant de vous remettre sérieusement au travail. Et de vous ajuster, si votre travail dépend de vos collaborateurs (comme mentionné ci-dessus).

 

Progressivement, vous vous rendrez compte de la périodicité à laquelle il est nécessaire de consulter vos mails.

 

 

Pour gagner en clarté, n’hésitez pas à ranger les mails à conserver dans des dossiers spécifiques. Vous pouvez d’ailleurs créer des « règles » pour que les mails aillent directement dans leur dossier, vous permettant ainsi de ne les consulter que lorsque vous vous intéressez à ce dossier en particulier.

Pourquoi ne pas adopter l’objectif 0 mail dans la boite de réception ?

 

Si le mail demande une action (la plupart du temps : répondre) et que cela ne vous prend pas plus de 2 minutes : faites-le tout de suite. Conformément à la méthode Getting Things Done.

 

Vous recevez trop de courriers indésirables ? Prenez le temps de vous désinscrire des listes, vous gagnerez du temps sur le long terme. Sinon vous prenez le risque de passer à côté d’un mail important qui a atterri dans les spams.

Il n’y a pas de lien de désinscription ? Cela est illégal, donc n’hésitez pas à bloquer ces adresses mails, voire à les signaler.

 

Si vous avez plusieurs boites mails professionnelles à gérer, vous pouvez faire appel à un logiciel pour les centraliser et gagner en temps et en clarté.

 

 

Bilan

 

 

Cela peut vous sembler être une perte de temps d’organiser vos tâches si vous privilégiez l’action. Mais cela vous permet de vous concentrer sur l’essentiel.

Vous occuper des tâches en fonction de leur priorité vous permet d’écarter celles qui sont moins importantes et d’être satisfait de votre travail à la fin de la journée.

Limiter le temps octroyé à chaque tâche permet également d’éviter le perfectionnisme et fournir un résultat dans les délais.

Éviter les interruptions, telles que les mails, vous fait gagner du temps et vous libère d’une contrainte à laquelle l’on accorde bien souvent trop d’importance.

 

Vous avez donc tout à gagner à vous organiser pour être plus productif !

 

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About Yohanna Gomez

Psychologue du Travail Consultante
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