Communication, Management, Organisation du Travail

Quel impact un délai d’information a-t-il sur le collectif de travail ? (2/2)

Pour atteindre un objectif fixé, nous avons parfois besoin d’informations. Que se passe-t-il lorsque ces informations ne sont pas disponibles comme prévu ?

La semaine dernière nous avons pu voir l’impact que ce retard d’information peut avoir sur un collaborateur et ses relations interpersonnelles.

Intéressons-nous à présent aux conséquences sur le collectif de travail.

 

 

L’importance des échanges d’informations

 

 

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Pour bien fonctionner, il est important que les membres d’une équipe communiquent et partagent les informations dont ils disposent.

Ce qui est d’autant plus vrai pour les tâches interdépendantes.

 

Si l’information n’est pas disponible dans les délais annoncés, cela peut geler un collaborateur dans son avancée, mais également le collectif de travail, voire l’entreprise entière ! En effet, cela empêche l’accès à une ressource nécessaire pour atteindre l’objectif fixé.

Ce phénomène a été conceptualisé et nommé « delays in information exchange » que l’on peut traduire littéralement par délai d’échange d’information ou plus simplement par délai ou retard d’information.

 

Ces retards sont considérés involontaires, contrairement à la rétention intentionnelle d’information. Ils sont plutôt la conséquence d’un manque de planification, d’organisation et/ou de coordination.

 

 

Impact sur les relations interpersonnelles

 

 

Nous avons pu voir que ces retards peuvent dégrader les relations interpersonnelles entre le collaborateur qui a besoin de l’information et celui qui ne parvient pas à la fournir.

 

Celui qui recherche l’information peut avoir une perception de perte de contrôle qu’il tente de rétablir par divers moyens.

Des affects négatifs, tels que la frustration et la colère apparaissent et s’intensifient avec l’attente. Ce qui peut provoquer sur le long terme des comportements contreproductifs, voire déviants.

 

S’il ne parvient pas à reprendre le contrôle de la situation, le collaborateur peut décider de ne plus attendre l’information tant recherchée et improviser pour résoudre le problème.

Il peut également faire appel à d’autres collaborateurs, mais de manière générale il décide de s’isoler pour conserver son indépendance.

Une autre forme de réaction a les mêmes répercussions : l’évaluation. Dans ce cas, le collaborateur estime que l’organisation ne lui fournit pas les ressources dont il a besoin, à l’image de l’engagement professionnel. Il décide alors de s’isoler du collectif de travail.

 

 

D’un point de vue collectif

 

 

De manière générale, si un salarié ne parvient pas à respecter le délai imparti d’échange d’information, son manquement a tendance à être interprété comme une incompétence professionnelle par le reste de l’équipe. Il aura alors du mal à convaincre ses pairs au cours des prises de décisions.

 

Ce dernier peut avoir du mal à prévenir son collègue lorsqu’il a besoin d’un délai supplémentaire pour rendre accessible l’information. Il nous est en effet difficile d’annoncer les mauvaises nouvelles, à fortiori si nous jugeons en être responsable.

Cela s’appelle « Mum Effect », que nous pouvons traduire par « l’effet silencieux », qui peut être source de grands retards et malentendus, voire de désorganisation.

 

Cependant cela est plus aisé en cas de relation d’interdépendance avec le collègue en question. Dans ce cas, il aura davantage tendance à se justifier ou lui fournir des explications. Il sera en mesure de préciser s’il s’agit d’un événement incontrôlable, instable ou externe.

Ainsi, le collaborateur ayant besoin de l’information acceptera plus facilement la situation et sera en mesure d’anticiper sans être pris au dépourvu (ce qui préserve son contrôle perçu).

 

 

Comment éviter les retards d’informations ?

 

 

Formation et organisation des tâches

 

 

Former les équipes aux méthodes de travail permet une compréhension commune de l’organisation du travail, tout en développant la coordination, la communication et plus largement les relations interpersonnelles.

Ainsi, les membres de l’équipe ont une vision d’ensemble et prennent conscience de l’impact que le travail de chacun a sur celui des collègues.

Il est alors nécessaire de renforcer la vigilance quant aux délais à respecter et la qualité du travail à fournir de ces tâches interdépendantes.

 

Des échanges ponctuels de résolution de problèmes et/ou échanges de pratique peuvent renforcer cette vigilance, ainsi que la fluidité de la communication et de la coordination de l’équipe.

 

 

Evaluations et récompenses

 

 

Dans la littérature à ce sujet, il est également proposé d’évaluer les comportements collaboratifs (tels que les échanges d’information). Ainsi, l’entreprise peut montrer l’importance qu’elle accorde au travail collaboratif, ce qui incite les collaborateurs à être plus attentifs à ce sujet.

Cette méthode est toutefois à utiliser avec parcimonie et nécessite une bonne communication sur les objectifs d’une telle mesure. En effet, il ne s’agit pas d’évaluer en permanence les collaborateurs, qui se sentent ainsi surveillés et peuvent avoir une perception de perte de contrôle. Ce qui aurait donc l’effet inverse que celui recherché. D’autant plus que cela peut être source de stress pour bon nombre de collaborateurs doutant de leurs capacités individuelles et interindividuelles.

 

Récompenser le travail collectif est une alternative intéressante car elle permet d’accentuer la perception d’interdépendance entre les membres de l’équipe. Le collaborateur responsable du retard d’information sera plus vigilant et aidera plus souvent son collègue à résoudre le problème. Les relations interpersonnelles serraient ainsi moins impactées par ces délais d’échanges d’informations.

 

 

Bilan

 

 

Les retards d’information peuvent avoir de fâcheuses conséquences sur l’individu, l’équipe et l’entreprise. Ces dernières s’installent sur le long terme et la situation demeure dégradée après l’obtention de l’information recherchée.

Il est donc important d’éviter ces retards. Pour cela, il faut adopter des délais adaptés, comportant une marge d’erreur, notamment pour les tâches interdépendantes.

 

Il est nécessaire que les membres de l’équipe prennent conscience de l’importance de tenir ces engagements et travailler en priorité sur ce qui impacte les collègues.

 

Des relations de qualité favorisent la compréhension et permettent au collaborateur qui n’est pas en mesure de fournir l’information dans les délais, d’en expliquer les raisons, sans être jugé.

Si le collectif de travail perd confiance en ce collègue, une intervention de l’encadrant de proximité peut être nécessaire pour expliquer la situation. Il peut pour cela rappeler que l’ensemble de l’équipe a des buts communs à atteindre.

 

Les formations aux méthodes de travail peuvent favoriser ces échanges et la confiance mutuelle ainsi que la coordination. Les récompenses collectives augmentent quant à elle l’identification au groupe et aux tâches interdépendantes.

 

Yohanna Gomez

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Psychologue du Travail Consultante
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