Entre la théorie et la pratique, il y a parfois de grands écarts. Des consignes de travail sont données, mais pas toujours réalisables dans les faits.
Des problèmes et contraintes peuvent se présenter sur le terrain. Comment y faire face et trouver des solutions rapidement ?
Nous allons voir les conditions à réunir, permettant de réguler le travail en temps réel, pour être plus efficaces et réactifs.
Espaces de discussion
L’espace de discussion est un espace dans lequel l’équipe de travail exprime ses difficultés de terrains et ses contraintes contradictoires, dans le but de trouver une solution, même provisoire. Ces éléments peuvent monter plus haut dans la hiérarchie pour être adoptés à plus long terme.
Formel vs. Informel
Le décalage entre les questions posées par les collaborateurs et les réponses apportées par le management a un impact sur la spontanéité des échanges. Dans ce cas il s’agit davantage d’espaces d’échange d’information, plutôt que d’espaces de discussion.
L’expérience a montré que les espaces de discussion formels peuvent inhiber certains collaborateurs qui n’osent pas prendre la parole. Ces derniers osent davantage participer aux échanges informels.
Ce type d’échange peut donc s’avérer productif et ne doit pas être évité. Il ne s’agit pas de rendre ces échanges trop fréquents non plus, mais de parvenir à un équilibre.
Les espaces de discussion informels peuvent être particulièrement efficaces car ils permettent de réagir en temps réel à une problématique.
Comment favoriser les échanges informels ?
En organisant des pauses collectives, dans l’idéal dans un endroit dédié à cela.
L’espace de travail peut être organisé de façon à favoriser la communication et l’entraide, mais aussi la « régulation autonome » c’est-à-dire l’organisation en temps réel du travail en fonction des contraintes qui se présentent.
Manager de proximité
Il est possible de réguler le travail en temps réel, à condition que le manager de proximité dispose de marges de manœuvre suffisantes. Cela a un effet positif sur la santé au travail et favorise les espaces de discussion informels, créant ainsi un cercle vertueux.
Nous pouvons même aller plus loin en affirmant que cela favorise la productivité dans la mesure où les conditions et ressources (extrinsèques) sont réunies pour que le collaborateur mène à bien la mission qui lui est confiée.
Cette démarche s’apparente au Management Participatif permettant de réguler le Stress.
A noter qu’il est particulièrement difficile à vivre pour un manager de proximité de ne pouvoir prendre aucune décision impactant l’organisation du travail. Son rôle se cantonne alors à celui de relais entre la haute hiérarchie et les opérateurs auprès desquels il ne peut faire preuve que de soutien social. Son travail perd alors tout son sens (ce qui, rappelons-le, peut mener au burnout).
Absence du manager
Il apparaît comme particulièrement délétère pour la santé au travail l’absence du manager de proximité. En effet, lorsque l’opérateur est face à des contraintes de travail difficiles, la présence du manager est nécessaire. Des solutions doivent être proposées.
L’absence du manager peut être provoquée par une multitude de tâches administratives et de réunions, éloignant toujours plus le manager de proximité de son équipe de travail. A noter qu’il en va de même avec le service RH, qui peut être très occupé et a du mal à libérer du temps pour se concentrer sur son cœur de métier : la gestion concrète du personnel et de ses difficultés.
Bilan
Il est intéressant de mettre en discussion le travail et pouvoir le réguler en temps réel, en accord avec les contraintes de terrain.
Des espaces de discussion formels peuvent être mis en place, tout en autorisant les espaces plus informels. Pour cela, il est nécessaire de fournir au manager de proximité des marges de manœuvre suffisantes pour intervenir sur l’organisation du travail et créer ainsi un cercle vertueux.
Yohanna Gomez
