Management, Productivité

La résolution de problèmes en 4 étapes !

Lorsqu’un collectif de travail fait face à des problèmes de terrain, vous pouvez les résoudre en 4 étapes.

Voyons comment s’y prendre !

 

 

Etape 1 : recenser les problèmes à résoudre

 

 

Pour commencer, il est nécessaire d’identifier les problèmes en question, ainsi que leurs symptômes.

A cette étape, il faut distinguer les faits des opinions pour être le plus objectif possible. Mais aussi, pour identifier les points de vue de chacun.

Cela permet de réunir les informations nécessaires, mais aussi de déterminer s’il s’agit d’un problème à résoudre en équipe.

 

Pour clôturer cette étape, rappelez les différents problèmes rencontrés et écartez ceux qui ne sont pas prioritaires.

 

Si vous faites face à des problèmes d’ordre relationnel, le collectif de travail peut être en train de traverser l’une de ses étapes de vie difficile.

 

 

Etape 2 : trouver des solutions

 

 

Dans un second temps, le collectif de travail peut proposer un maximum de solutions.

Ces dernières peuvent venir résoudre tout ou partie du problème.

 

Pour cela, vous pouvez avoir recours à des techniques de Brainstorming ou de Brainwriting (qui fera l’objet d’un prochain article).

 

Il ne s’agit pas, à cette étape, d’évaluer la qualité des propositions. Mais de balayer l’éventail le plus large possible de possibilités, sans jugement de valeur.

Précisez-le bien à l’équipe et différenciez bien cette étape créative de la prise de décision.

 

 

Etape 3 : sélectionner les actions à mettre en place

 

 

Pour chaque solution proposée, déterminez ses effets positifs et négatifs, autrement dit ses pours et ses contres.

Prenez également en compte leur coût (financier, temporel …).

 

Afin de favoriser les compromis, il est intéressant de déterminer quels sont les intérêts de chacun. Vous pouvez ensuite réunir les intérêts communs et différencier les intérêts incompatibles.

Demander à chacun de les hiérarchiser permet d’entrevoir la zone de concessions possibles, ce qui peut être « sacrifié ». En effet, chacun pourra relativiser l’importance de certains éléments pouvant être problématiques.

Il devient alors possible de se focaliser sur les buts vraiment importants : peut-être ne sont-ils pas incompatibles ?

 

En favorisant les échanges, il devient possible d’entrevoir des alternatives, satisfaisantes pour chacun.

Focalisez-vous sur les alternatives qui mettent tout le monde d’accord pour aboutir à la prise de décision finale.

 

Au regard de l’ensemble de ces éléments, l’équipe sélectionne la meilleure solution possible à chaque problème.

SI le problème persiste, n’hésitez pas à répéter la procédure avec les solutions proposées à l’étape 2.

 

 

Etape 4 : mise en place, suivi et évaluation

 

 

Pour favoriser la mise en place des décisions prises, il est important de planifier ses différentes étapes. Il s’agit en quelque sorte de diviser un Objectif en plusieurs sous-objectifs. La « montagne » semble alors moins difficile à gravir.

 

Il est également nécessaire de répartir les missions et responsabilités dans l’équipe.

 

Pour s’assurer de sa mise en œuvre, vérifiez que vous disposez des ressources nécessaires.

 

Enfin, évaluez l’efficacité de votre démarche. Pour cela, vous devez traiter les deux faces du problème :

  • La procédure de décision et de mise en place

La procédure de prise de décision doit être juste pour être comprise de tous.

Les collaborateurs doivent être d’accord avec cette procédure pour accepter plus facilement les décisions qui leur sont défavorables et favoriser leur mise en place.

 

  • Les résultats obtenus

Pour évaluer les résultats, vous devez mettre en place des indicateurs en définissant les résultats attendus. Il est nécessaire de déterminer des critères objectifs, jugés pertinents et correspondant à la situation. Cela aidera les prises de décision à l’avenir car l’équipe aura une vision plus claire des résultats à atteindre.

 

Vous devez également identifier les éléments favorables et défavorables à la résolution des problèmes rencontrés pour vous appuyer sur vos points forts et tenter de travailler sur vos difficultés.

 

 

Bilan

 

 

Pour résoudre les problèmes rencontrés sur le terrain, il faut commencer par les recenser de façon objective.

 

La seconde étape consiste à proposer des solutions à chaque problème, sans jugement de valeur pour favoriser la créativité.

 

Puis, chaque solution est envisagée, avec ses pours et ses contres. Pour être au fur et à mesure (provisoirement) écartée ou sélectionnée. Il est intéressant de hiérarchiser les intérêts de chacun à cette étape pour relativiser et favoriser les compromis.

 

Les solutions sélectionnées sont alors mises en place et évaluées à l’aide d’indicateurs pour faciliter les prochaines prises de décision.

 

Il est important de respecter l’ensemble de ces étapes pour résoudre les problèmes auxquels vous faites face. Cela deviendra alors de plus en plus facile et efficace !

 

Yohanna Gomez

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