Un nouveau projet voit le jour ? L’équipe passe par une phase difficile ? Pas de panique, voici les 4 étapes de vie d’une équipe pour une équipe performante et comment réagir à chacune de ces étapes.
Selon le modèle de Tuckman, un groupe de travail peut passer par 4 étapes :
L’évolution d’une étape à une autre n’est pas linéaire. En fonction du contexte, de la communication et des différences individuelles, le groupe peut retourner à une étape antérieure et y rester.
Le processus est dynamique et peut changer à tout moment. Il s’agit donc pas de faire entrer le collectif de travail dans une case, tant les situations réelles de travail peuvent être complexes.
Voyons à présent ces étapes dans le détail.
1. Formation
La première étape consiste à former le groupe : nommer les membres de l’équipe et les mettre en présence.
Lorsque le groupe est formé, chaque membre s’approprie son nouveau rôle et découvre celui des autres. C’est pourquoi le rôle de chacun doit être clair pour tous.
Le responsable de projet doit se montrer précis et donner une vision commune du projet. Pour cela, il doit également définir des étapes et objectifs intermédiaires.
Une fois de plus, veuillez opter pour des objectifs SMART :
A ce stade, le fonctionnement est encore individuel. Le responsable de projet est le seul à véritablement porter le projet. Les membres de l’équipe ne sont pas encore autonomes.
Pour aller vers une plus grande autonomie, le responsable de projet doit favoriser les relations de travail et la communication. Il doit montrer qu’il est nécessaire de collaborer pour mener à bien le projet et que le travail individuel ne suffit pas.
Afin de distribuer les rôles et missions de chaque membre, il est intéressant de réunir le collectif de travail. C’est l’occasion de mettre en valeur l’utilité et les forces de chacun. Il est également possible par ce biais de s’assurer le volontariat de chaque membre qui s’investit lui-même d’une mission. Il n’y a rien de mieux pour favoriser la motivation !
A cette étape, les échanges informels peuvent s’avérer particulièrement inutiles. Ils ne sont pas à bannir, bien au contraire ! Ils permettent de tisser des liens et sont particulièrement utiles pour faire connaissance. En se découvrant des points communs, les affinités se créent naturellement. Nous avons là un début de collectif de travail !
Après cette étape de découverte et de mise en place, il est souvent nécessaire pour le groupe de passer par une étape de tensions et de mise au point.
2. Tensions
Une fois l’étape de découverte passée, certaines divergences de points de vue peuvent apparaitre, laissant place à des tensions.
Des tensions peuvent également apparaître dans d’autres contextes. Cela peut notamment être le cas si de nouveaux éléments s’ajoutent et que le projet devient plus complexe. Soyez particulièrement vigilant en cas de départ ou d’arrivée d’un membre de l’équipe-projet. L’émergence d’un leader n’intégrant pas le point de vue des autres peut également être source de tensions.
A ce stade, des sous-groupes vont se former, en fonction des prises de position, des méthodes de travail et des personnalités de chacun.
La situation peut paraître inconfortable, contre-productive, à éviter. Mais il n’en est rien !
Cette étape est bénéfique sur le long terme. A condition de régler cette tension et ne pas rester bloqué à cette étape, bien entendu.
Alors comment faire pour aller de l’avant ?
Selon Tuckman, il est également nécessaire de favoriser « l’intention positive ». Il s’agit d’adopter une attitude positive envers les autres. Pour cela, il faut s’appuyer sur trois éléments :
- Confiance mutuelle
- Identification au groupe
- Efficacité du groupe
Confiance mutuelle
Afin de rétablir un climat de confiance, le responsable de projet doit rassurer les membres de l’équipe en leur rappelant qu’ils avancent tous vers un but commun et œuvrent pour le bien du projet.
Identification au groupe
Le responsable de projet doit identifier le nœud des tensions pour les dissiper.
Il doit rester neutre, en écoutant le point de vue de tous. Ainsi, il pourra objectiver la situation et permettre à chacun de comprendre l’opinion de l’autre et adopter d’autres perspectives.
Ces tensions permettent de voir le projet sous différents angles. Il n’en ressortira que de meilleure qualité !
Il ne faut pas craindre de réunir le collectif du travail pour dissiper les tensions et malentendus. Il peut être nécessaire de rappeler le rôle de chacun et ainsi favoriser l’identification au groupe.
Un exposé objectif de la situation et des différents points de vue est alors bénéfique.
N’hésitez pas non plus à leur faire part de la théorie de Tuckman et leur expliquer les raisons pour lesquelles des tensions apparaissent. Elles ne sont pas le résultat d’une mauvaise volonté de certains membres de l’équipe.
Chacun doit trouver de bonnes raisons de mettre de l’eau dans son vin et parvenir à un arrangement. Le groupe n’en sera que plus mature et performant par la suite !
Efficacité du groupe
Pour cela, appuyez-vous à nouveau sur la complémentarité de chacun, c’est ce qui fait la force du groupe.
Rappelez que la performance collective est plus importante que la somme des performances individuelles et qu’ils ont besoin les uns des autres pour avancer et atteindre l’objectif commun.
Expliquez à l’équipe que si elle en est arrivée là, c’est parce que les rôles et méthodes de travail de chacun se précisent. A ce stade, une mise au point est nécessaire pour se mettre d’accord sur la démarche à adopter.
L’équipe n’en deviendra que plus efficace et son organisation plus fluide suite à l’étape de normalisation.
3. Normalisation
Faisant suite à une mise au point, cette étape consiste à adopter les nouvelles méthodes de travail, décidées d’un commun accord. Ces dernières deviennent la « norme ».
Pour favoriser cela, le responsable de projet peut centraliser les informations et surveiller leur mise en application. Il peut intervenir (en douceur), si des rectifications sont nécessaires.
A ce stade, les échanges informels sont également favorables et viennent renforcer le dialogue et la confiance entre membres de l’équipe.
Suite à cette étape, l’équipe n’en sera que plus performante et communiquera plus facilement.
4. Exécution
A cette étape, le groupe est « mature » et prêt à travailler efficacement, en toute autonomie.
Une fois les normes intériorisées, le groupe entre en connivence et devient beaucoup plus efficace. Chacun est d’accord sur la marche à suivre et va chercher la complémentarité de l’autre pour favoriser la performance de groupe et atteindre les objectifs.
Suite aux tensions, le dialogue est renforcé : chacun se sent libre d’exprimer soin point de vue, même s’il diffère de celui des autres, sans craindre d’éventuelles répercussions ou d’être jugé.
Le rôle de chacun et les méthodes de travail sont particulièrement clairs : la mécanique de groupe est fluide.
L’objectif commun est adopté, ainsi que la façon d’y parvenir. Un climat d’entraide naît des précédentes tensions.
Il convient de récompenser les performances collectives et inciter les membres à célébrer leur victoire (nouvelle étape atteinte, délais respectés, innovation …).
A ce stade, le responsable de projet peut se concentrer sur de nouvelles tâches, tout en vérifiant que l’équipe dispose des ressources nécessaires pour atteindre ses objectifs.
Il peut ainsi suivre de loin l’avancement du projet et le respect des délais. Les membres ont bien conscience de ce qu’ils doivent faire, individuellement et collectivement.
Cela ne signifie pas qu’aucune divergence de points de vue n’apparaitra par la suite. Mais cette fois-ci, les membres vont savoir la gérer. A moins qu’il s’agisse d’un différend trop important, auquel cas le groupe se retrouvera dans une situation analogue à l’étape 2 (tensions), qui ne doit pas perdurer.
Le responsable de projet doit être particulièrement vigilant, car en cas de changement (contexte, départ ou arrivée d’un membre de l’équipe, objectifs …). La dynamique de groupe peut changer et de nouvelles tensions apparaitre. Le groupe ne doit pas avoir des périodes de tensions trop fréquentes ou trop longues. Bien que bénéfiques sur le long-terme, elles ne doivent pas s’installer pour autant.
Bilan
Un groupe projet passe donc par 4 étapes importantes : sa formation, des tensions, une normalisation puis l’exécution.
L’attitude à adopter est différente en fonction du niveau de maturité de l’équipe.
Lorsque le groupe est formé, les rôles et objectifs doivent être clairs. Il faut laisser aux membres de l’équipe le temps de faire connaissance et tisser des liens en fonction de leur affinité et complémentarité.
Il ne faut pas paniquer lorsque des tensions apparaissent, elles sont bénéfiques sur le long terme. Il faut cependant les prendre en charge pour ne pas les laisser s’installer.
Suite à cette mise au point, les nouvelles méthodes de travail sont normalisées.
Le collectif devient alors autonome et particulièrement performant.
Le responsable de projet doit rester disponible et vigilant pour anticiper et gérer l’apparition de tensions trop importantes. Cela fait également partie du cycle de vie d’un groupe-projet. Il ne s’agit pas d’une régression, mais une fois de plus d’un bond vers l’avant.
Yohanna Gomez
