Productivité

Comment profiter au maximum du Brainstorming et du Brainwriting ?

Vous voulez trouver des idées créatives et/ou résoudre des problèmes ?

Voyons comment les techniques de Brainstorming et de Brainwriting peuvent vous y aider !

Les bénéfices du Brainstorming ne sont plus à prouver. Il s’agit d’un processus créatif par excellence.

Vous profiterez d’autant plus de ses bienfaits avec un groupe diversifié. Multiplier les points de vue permet de voir émerger toutes sortes d’idées.

Pour cela, il y a tout de même quelques règles et étapes à respecter.

En effet, une mauvaise dynamique de groupe peut tout remettre en cause. Il ne suffit pas de réunir des collaborateurs dans une même pièce pour en profiter correctement.

Avant la séance

Pour profiter d’une bonne séance de Brainstorming, cela ne s’improvise pas, mais suppose une bonne préparation.

Animation de la séance

Il est nécessaire qu’un responsable s’assure de son bon déroulement et anime le groupe.  Il peut s’agir du manager ou d’un volontaire.

Son rôle est notamment de veiller à ce que l’ensemble des collaborateurs participent et que la conversation ne dévie pas du sujet qui vous intéresse.

Une fois que les participants sont installés et que la séance commence, il ne doit pas autoriser les conversations et groupes informels qui viennent perturber la cohésion et la créativité de l’équipe.

Des compétences telles que l’intelligence émotionnelle sont souhaitables pour animer et corriger les dynamiques de groupe qui apparaissent inévitablement pendant ces sessions.

Réflexion préalable

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Plusieurs éléments doivent être communiqués à l’avance aux participants :

  • Objectifs et cadre de la séance

Ces informations permettent à chaque participant de se pencher sur la question et arriver avec des idées à proposer le jour J.

Cela permet d’éviter la  phase de « blanc » de début de séance, pendant laquelle chacun réfléchit. Ce silence peut être embarrassant et difficile à interrompre pour certains qui n’oseront pas prendre la parole.

Bref, du temps collectif perdu et coûteux. Dans l’idéal, chaque participant choisit le moment adéquat pour réfléchir, sur son temps de travail individuel.

  • Etapes et durée de la séance

Cela structure un minimum le processus de pensée et évite les débordements, hors sujets.

Pendant la séance

Voici un exemple d’étapes, à adapter en fonction de votre situation et de vos objectifs :

1. Rappel du cadre et de la problématique

A cette étape, rappelez les étapes et la durée du Brainstorming, ainsi que les règles à respecter. (Ecouter l’autre, ne pas couper la parole, faire preuve de bienveillance …)

Il est également recommandé de laisser de côté les téléphones portables, d’autant plus pour un usage personnel qui vient perturber la créativité du groupe. Le droit à la déconnexion va dans les deux sens (usage professionnel dans le cadre privé et inversement).

Ensuite, résumez la situation et les objectifs de cette séance (trouver des idées, résoudre des problèmes …).

2. Créativité / Propositions

Il est indispensable de séparer cette étape de la suivante : l’évaluation des propositions.

Si les idées sont commentées prématurément, cela peut étouffer la créativité du groupe.

Au contraire, toute proposition est source d’inspiration.

Evitez tout jugement et favorisez la participation de chacun.

Vous pouvez organiser cette étape de façon à donner un temps de parole à chacun, tout en laissant des moments de paroles libres.

Il arrive souvent de voir émerger un leader dans le groupe, ce qui n’est pas une mauvaise chose. Il faut toutefois veiller à ce qu’il n’inhibe pas les participants les plus timides et/ou réticents.

Il peut également être nécessaire de modérer un participant qui monopolise la parole et ne laisse pas aux autres la possibilité de s’exprimer librement. Sachez faire preuve de fermeté, sans agressivité.

3. Evaluation des propositions

Attendez bien cette étape pour étudier la pertinence des idées proposées.

Veillez à ce que cette étape ne soit pas vexante et source d’inhibition pour les participants. Les opinions doivent être bien formulées, en toute bienveillance.

Cette évaluation se veut la plus objective et factuelle possible. Estimez le résultat, le coût et les éventuels obstacles à lever pour sa mise en place.

4. Prise de décision

A ce stade, le groupe peut sélectionner les propositions qui semblent les plus adaptées et réalisables. Sans écarter définitivement les autres idées, qui peuvent être proposées à nouveau dans une séance ultérieure.

La séance peut tourner à la compétition officieuse, le gagnant étant celui qui a eu la « meilleure idée ». Si la compétitivité peut être parfois bénéfique et stimulante, ce n’est pas le cas dans ce type de processus créatif.

Cette « meilleure idée », celle qui sera retenue, ne doit pas être sélectionnée au hasard ou en toute démocratie. Ne voulant pas froisser son voisin, les participants peuvent être amenés à accepter une idée qui ne leur semble pas pertinente.

Rappelez que les idées ne sont ni bonnes ni mauvaises (comme les réponses aux sondages). Il s’agit d’un travail de groupe où chacun s’inspire des propositions collectives. Assurez vous également d’équilibrer le temps de parole des participants.

Le choix final revient à celui qui est responsable du projet. Il peut être différent de l’animateur et même ne pas participer au brainstorming (même si c’est préférable). Les idées peuvent lui être soumises ultérieurement.

Il choisit celle qui est le plus en adéquation avec les objectifs et les contraintes de l’entreprise. Dans l’idéal il explique son choix aux participants (Justice Organisationnelle).

5. Conclusion

A la fin de la séance, le responsable rappelle le cadre de départ et les décisions prises, pour s’assurer que les éléments sont bien compris de tous.

Le cas particulier du Brainwriting

Le Brainwriting n’est pas un cas si particulier que ça. Les mêmes règles sont à respecter, à quelques exceptions près.

Il s’agit toujours d’un processus créatif de groupe, mais à l’écrit. Cette technique peut davantage correspondre à certaines situations.

C’est le cas notamment d’un groupe dissipé, où la prise de parole n’est pas équilibrée. En effet, l’expression écrite structure davantage et favorise la participation de tous.

Vous pouvez y avoir recours si vous n’êtes pas satisfait des résultats du Brainstrorming.

Il est également nécessaire de préparer la séance, pour que chacun puisse réfléchir au préalable (ce qui est un gain de temps considérable).

Incitez les participants à proposer des idées créatives, sans jugement.

Voici le Brainwriting en quelques étapes :

1. Rédaction

Chaque participant propose au moins 5 idées à l’écrit.

2. Présentation 

Listez les idées et regroupez celles qui se ressemblent ou ont des points communs pour avoir une vision d’ensemble.

3. Vote / Débat

Chacun vote pour 3 idées.

Mettez (provisoirement) de côté celles qui n’ont pas retenu l’attention du groupe (0 ou 1 vote).

Menez un débat autour des idées restantes. Essayez de les synthétiser et les combiner différemment.

Répétez cette étape jusqu’à obtenir un maximum de 5 idées retenues.

4. Prise de décision

Tout comme pour le Brainstorming, tentez de parvenir à un consensus et déterminer quelles propositions mettre en place.

Bon remue-méninges à tous !

Yohanna Gomez

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