Nous allons voir différentes façons d’organiser l’espace de travail. Vous serez alors en mesure de choisir celle la plus adaptée à votre cas.
Comment organiser au mieux l’espace de travail ?
Commençons par les façons les plus évidentes d’organiser l’espace de travail, diamétralement opposées : les bureaux individuels vs. l’open space.
Bureaux Individuels
Avoir son bureau attitré permet de rester au calme, se créer un « havre de paix » personnalisé. Ce qui favorise l’épanouissement et le bien-être.
Il est plus facile de se concentrer et être créatif.
A condition de ne pas se sentir isolé et mis à l’écart pour autant. En effet, certains peuvent souffrir de solitude.
Avoir un bureau fermé ne favorise pas spécialement les échanges, mais tout est question d’organisation. Des espaces et temps d’échanges peuvent être aménagés pour y pallier.
Son majeur inconvénient est son coût : toutes les entreprises ne peuvent pas se permettre d’avoir des bureaux individuels.
Au-delà de l’aspect financier, cela suppose également d’avoir assez d’espace.
Le recours à l’open Space s’avère alors être la solution la plus accessible.
Open Space
Comme mentionné plus haut, les bureaux ouverts sont plus facilement accessibles. Les locaux disponibles ne permettent pas forcément d’allouer un espace bien délimité à chacun.
Ce qui est censé, par la même occasion, favoriser les échanges.
D’autant plus entre collègues appréciant particulièrement les rapports sociaux et ne supportant pas d’être isolés bien longtemps.
Ses inconvénients découlent de ses avantages :
- Impossibilité de s’isoler pour les appels téléphoniques ou se concentrer
- Interruptions de travail
- Environnement propice à la propagation de maladies
- Bruit excessif et constant
La norme NF S 31-199 vient réguler l’acoustique en fonction des secteurs d’activité.
Plusieurs études ont montré davantage de lien entre le bruit et la satisfaction des salariés qu’avec la température, l’éclairage, la propreté ou encore la circulation de l’air.
En effet, il est difficile de faire abstraction d’un « brouhaha » ambiant.
C’est particulièrement le cas des conversations intelligibles et indésirables.
Cela demande un effort supplémentaire pour se concentrer et ne pas traiter les informations que l’on entend, plutôt que d’avancer dans son travail.
Sans oublier les problèmes de confidentialité qui peuvent se poser (un interlocuteur au téléphone peut tout à fait entendre des informations internes).
A termes, le collaborateur peut se désinvestir, relâcher ses efforts et adopter une forme de présentéisme. Il sera physiquement présent, mais mentalement absent, avant de laisser place à un réel absentéisme.
Cela fait suite à de l’insatisfaction, de la fatigue, voire du mal-être.
Une question de réorganisation
Pour être sûr d’organiser au mieux l’espace de travail, le plus intéressant est de s’adapter aux besoins des collaborateurs concernés.
Ces derniers varient d’un individu à un autre, mais également en fonction des moments et des tâches à effectuer.
Certaines missions nécessitent une plus grande collaboration, tandis que d’autres sont mieux réalisées au calme, propice à la concentration.
Dans certains cas, réorganiser les locaux existants peut s’avérer suffisant pour répondre aux besoins de tous. Il est possible qu’une personne dotée d’un bureau individuel se sente trop isolée et accepte de partager son bureau. Nous ne pouvons pas connaitre les besoins de chacun sans leur poser la question.
Une fois n’est pas coutume : le mieux reste d’interroger vos collaborateurs pour connaitre leur besoins et y répondre au mieux, à hauteur de vos possibilités et des contraintes de travail.
Vous y gagnerez sur tous les plans : productivité, satisfaction, bien-être des salariés, marque employeur, mais aussi image de marque, et j’en passe !
Vous l’aurez compris, le mieux est de diversifier les espaces. Il y a autant d’individus que de besoins, qui varient en fonction des moments et des tâches.
Il s’agit de changements importants, ne pouvant être mis en place facilement, mais vous pourrez y penser aux prochains projets de rénovation.
Bureaux partagés
Un entre-deux peut être trouvé, tout est question d’équilibre (et de possibilités bien entendu).
Les collaborateurs peuvent être répartis en binômes ou trinômes dans les bureaux fermés.
Avec, dans l’idéal, un espace disponible pour les activités de type brainstorming, ainsi qu’un bureau individuel pour les missions plus délicates.
J’ai pu, par exemple, voir des assistantes sociales travailler dans un bureau collectif. Cela leur permettait de débattre et trouver des solutions ensemble. Puis, pour appeler ou recevoir des usagers, elles avaient à disposition deux bureaux individuels.
Le « desk-sharing » peut également être une solution. Il s’agit de partager des bureaux, sans se les approprier.
Mais certains ont besoin de se créer un espace plus personnalisé, tandis que d’autres aiment travailler dans un environnement neutre et partagé.
Espaces de co-working
Les entreprises peuvent s’inspirer, voire utiliser, des espaces de co-working.
Ces derniers sont étudiés pour répondre à différents besoins.
Ils sont équipés de vastes Open Space, pour contenter ceux qui viennent chercher le lien social.
Il y a également des espaces de repos et des espaces de travail plus créatifs et « casual » pour le travail d’équipe et les réunions.
Une cuisine est là, non seulement pour organiser le repas de midi, mais aussi pour favoriser les échanges informels.
Enfin, sans oublier les bureaux fermés, permettant de passer des entretiens avec des invités, mais aussi de s’isoler en cas de besoin plus ou moins ponctuel.
Bilan
Dans l’idéal, offrez la possibilité à vos collaborateurs d’alterner entre espaces de travail individuels et collectifs, en fonction de leurs besoins.
Un appel à passer ? Il est préférable de pouvoir s’isoler.
Un projet de groupe à discuter ? Une salle de type réunion est idéale. Si vous pouvez vous le permettre, il peut s’agir d’une pièce dédiée, décorée de façon à favoriser la motivation et la créativité.
Vous pouvez d’ailleurs laisser les collaborateurs décorer les locaux ! Pourquoi pas peindre les murs dans une couleur pâle plutôt que de les laisser blancs ?
Vous pouvez également y apporter de la verdure, à condition d’arroser les plantes ! Il est fort probable que certains membres de l’équipe aient la main verte. Mais évitez à tout prix les plantes et fruits en plastique, qui ont l’effet inverse que celui escompté.
Yohanna Gomez
