Organisation du Travail

Comment organiser l’espace de travail en 3 points

Le dernier article a permis de mettre en avant les différents points de vigilance concernant le poste de travail. L’environnement de travail est également important, mais cette fois nous allons voir dans quel mesure il devrait dépendre des besoins de l’individu.

En effet, il existe différentes manières d’organiser l’espace de travail. Chacune à ses spécificités et ne convient pas à tous.

 

Besoins différents en fonction des collaborateurs

 

Besoin d’isolement

Certains ont besoin d’être isolés, mais en bureau individuel ou en télétravail ?

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Tout dépend du cadre dont il a besoin pour être productif. Nombreux sont ceux qui ont besoin d’être dans un environnement cadré pour ne pas être tenté par d’autres activités plus attractives.

 

Tandis que d’autres, parviennent à faire la part des choses et sont plus productifs à domicile. Comme mentionné dans un précédent article, il convient toutefois de séparer l’espace de vie privée et de vie professionnelle, pour maintenir un bon équilibre entre ces deux sphères.

Sinon, dites bonjour aux insomnies et réveils nocturnes à causes de pensées envahissantes sur les tâches à faire. Sans parler de l’incapacité à se détendre en famille, au quotidien, à cause des préoccupations, ce qui mène à long terme au burn out, y compris à domicile !

 

Besoins sociaux

D’autres travailleurs ont besoin d’interactions et de lien social. Les bureaux ouverts  et/ou partagés favorisent ces échanges informels. Selon les travaux de l’INRS, près de 60% des espaces de travail sont des Open Spaces, mais cela ne convient pas à tous. Pour bon nombre de travailleurs, cela limite leur concentration et productivité.

Mais quelles en sont les raisons ?

 

Le cas des Open Spaces

 

office_classroom_computers_work_information_technology_india_indian_people-932699Il existe notamment un risque lié à l’acoustique des bureaux, provoquant inconfort et fatigue. Une norme (NF S 31-199) a été mise en place pour réguler ce risque. Elle permet d’adopter une bonne organisation de ces milieux ouverts, en fonction du secteur d’activité.

Plusieurs études ont montré que le bruit est l’élément le plus lié à la satisfaction des salariés, bien avant l’éclairage, la température, la circulation de l’air et la propreté.

Un questionnaire destiné aux salariés permet de détecter cette nuisance sonore. Il est  possible de mesurer objectivement et subjectivement ces nuisances (voir dossier complet).

 

Conversations intelligibles et indésirables

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Le bruit de la parole des collaborateurs représente la majeur gêne ressentie dans ces espaces de travail. Il augmente la charge mentale, car le travailleur doit faire un effort supplémentaire pour se concentrer. La mémoire de travail est impactée, ainsi que les capacités attentionnelles et cognitives.

Il peut également entraîner un abandon, si le salarié renonce à faire cet effort constant pour ignorer les conversations autour de lui. Il s’agit alors d’une forme de présentéisme, difficile à détecter. Cet abandon fait suite à une insatisfaction, voire une fatigue et un mal-être, pouvant mener à un absentéisme sur le long terme.

La facilité à être interrompu dans son travail n’arrangeant rien.

 

La gêne engendrée par le bruit de parole est d’autant plus importante que la conversation est intelligible. Nous ne pouvons pas empêcher notre cerveau de traiter l’information qu’il reçoit (nous ne fermons pas les oreilles comme nous fermons les yeux). Cela demande en revanche un effort pour ne pas prendre en compte ces informations traitées. Bien que cela dépende du type de tâche à réaliser et du type de bruit subi, cette dimension n’est pas à négliger.

Cela peut également poser des problèmes de confidentialité. L’interlocuteur peut entendre les collaborateurs et inversement, les collaborateurs entendent ce que le salarié dit à son interlocuteur.

Quelques cloisons, bien placées, peuvent réduire ces différents impacts. Des outils, développés par l’INRS, permettent de prédire, pendant les travaux, quel sera l’acoustique de l’open space.

 

Selon leur étude, seul un tiers des collaborateurs travaillant en Open Space estime qu’il s’agit d’un lieu de travail idéal. La plupart leur préfère un bureau partagé avec 2 ou 3 personnes. Seul un quart de ces travailleurs est favorable aux bureaux individuels. Il y aurait donc un juste milieu à atteindre.

 

S’adapter aux besoins

 

L’une des solutions également proposée, consiste à s’adapter aux besoins des collaborateurs, en fonction des tâches à exécuter. Il s’agit de mettre à disposition des bureaux fermés, favorisant la concentration et la confidentialité des appels téléphoniques importants.

Cela n’est pas sans rappeler le desk-sharing, consistant à partager les bureaux entre collaborateurs, sans s’approprier un bureau. Là aussi, cela ne convient pas à tous les besoins. Certains collaborateurs ont besoin d’un espace personnalisé où se retrouver, tandis que d’autres préfèrent le partage et les bureaux neutres.

 

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Les entreprises peuvent s’inspirer, voire utiliser, des espaces de co-working. Ces derniers sont étudiés pour répondre à différents besoins. Ils sont équipés de vastes Open Spaces, pour contenter ceux qui viennent chercher le lien social dans ces espaces.

 

Il y a également des espaces de repos et des espaces de travail plus créatifs et « casual » pour le travail d’équipe et les réunions. Une cuisine est là, non seulement pour organiser le repas de midi, mais aussi pour favoriser les échanges informels. Enfin, sans oublier les bureaux fermés, permettant de passer des entretiens avec des invités, mais aussi de s’isoler en cas de besoin plus ou moins ponctuel.

 

En bref

 

Vous l’aurez compris, le mieux est de diversifier les espaces. Il y a autant d’individus que de besoins, qui varient en fonction des moments et des tâches.

Je ne le dirais jamais assez, pour connaitre les besoins de vos collaborateurs, la meilleure solution est de leur demander !

Vous y gagnerez sur tous les plans : productivité, satisfaction, bien-être des salariés, marque employeur, mais aussi image de marque, et j’en passe …

Il s’agit de changements importants, ne pouvant être mis en place facilement, mais vous pourrez y penser aux prochains besoins de rénovation et de travaux.

Vous pouvez également réorganiser les locaux existants. Il est possible qu’une personne dotée d’un bureau individuel se sente trop isolée et accepte de partager son bureau. Nous ne pouvons pas connaitre les besoins de chacun sans leur poser la question.

Appliquer certains changements d’organisation, à votre échelle et dans votre éventail de possibilités contribue déjà à améliorer les choses et vous met sur la voie d’une Entreprise Heureuse et productive.

 

Bon Co-working à vos collaborateurs !

Yohanna Gomez

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