Productivité

Trop de travail ? Apprenez à déléguer et gagnez en productivité !

 

« On n’est jamais mieux servi(e) que par soi-même »

 

Bien souvent, cette expression est vraie : personne ne peut connaitre mieux que nous-même nos attentes. Mais, et s’il suffisait de les revoir à la baisse (on peut avoir tendance à être trop exigeant(e)) et prendre le temps de bien les expliquer, une bonne fois pour toutes ?

Les résultats peuvent finalement être à la hauteur de nos espérances et nous aurons gagné un temps considérable (en plus de bénéfices de productivité !).

Voyons comment s’y prendre.

 

 

Pourquoi déléguer ?

 

 

En lisant ces quelques lignes, vous vous dites qu’il n’est pas question de réduire ses attentes ?

Mais, vous êtes-vous demandé ce qui est réellement important ?

 

Mieux vaut aller à l’essentiel et respecter la loi de Pareto : seuls 20% de nos efforts, donnent 80% de résultats.

Autant ne pas accorder trop d’importance aux 20% de résultats restants, au prix de 80% d’efforts supplémentaires !

 

Mais comment savoir sur quoi se concentrer ?

Vous pouvez par exemple vous demander ce qui compte vraiment pour l’usager final et céder sur les détails qui ne changent (quasiment) rien pour lui.

Des résultats trop précis, millimétrés, se font au détriment de résultats plus productifs.

 

Une fois que vous aurez fait cela, il vous sera plus facile de déléguer et d’obtenir 80% de résultats, en faisant 20% d’efforts, vous permettant de gagner en productivité et de libérer du temps pour vous concentrer sur votre cœur de métier.

Seulement, déléguer, ça ne s’improvise pas : ça s’apprend.

 

 

Comment déléguer ?

 

 

De manière générale, un bon manager a pour mission de guider ses subordonnés vers l’autonomie pour qu’ils ne soient pas perdus en son absence.

Pour y parvenir, vous devez leur expliquer clairement vos attentes.

Et si nécessaire, préciser la marche à suivre pour y parvenir (si cela a une réelle importance). Veillez à ne pas standardiser inutilement une procédure si c’est le résultat qui compte vraiment, vous ne feriez que perdre en productivité (le temps de l’apprendre, d’en contrôler les étapes etc.).

 

 

Le partage d’informations

 

 

Prenez donc le temps, au début, de fournir des explications et rendre ces informations accessibles. Gardez bien à l’esprit qu’il vaut mieux se concentrer sur les 20% d’efforts pour 80% de résultats. Ne vous perdez pas dans les 80% d’efforts « inutiles » en rentrant trop dans les détails. Trop d’informations tuent l’Information.

Vous pouvez ainsi laisser une marge de manœuvre suffisante permettant à vos collaborateurs de répondre à vos attentes et obtenir  des résultats satisfaisants. Ils pourront faire les choses aussi bien que vous l’aurez fait vous-même en adoptant cette même démarche (visant à respecter la Loi de Pareto).

 

Des outils de gestion de projet, comme Trello, vous permettent de partager et centraliser ces informations. Vous êtes ainsi à même de suivre l’avancée d’un projet et savoir qui est responsable de chaque tâche.

 Il est intéressant que vos collaborateurs le sachent également pour se référer directement à la bonne personne en cas de besoin. Mais aussi pour prendre le relais en son absence. A condition que chacun indique (assez) précisément sa démarche et les étapes en cours. Cela favorise la polyvalence et permet de ne pas être gelé en l’absence d’un collègue ou du manager.

Et ainsi, le projet continue à avancer : « Show must go on » !

 

Il est d’ailleurs important de déterminer une échéance à respecter, en vous assurant que l’objectif soit SMART. Cela permet de savoir s’il est correctement atteint, ou éventuellement ce qui pêche.

Si le résultat est satisfaisant : faites preuve de reconnaissance. Si vous avez des pistes d’améliorations à fournir, préférez le feedback constructif, tout en veillant à ne pas être trop exigeant et avoir tendance à voir le verre à moitié vide car cela peut être particulièrement démotivant pour vos subordonnés.

 

 

Adapter le format aux besoins

 

S’il est indispensable de standardiser une procédure plus ou moins complexe, cet espace d’échange d’informations est idéal.

Vous pouvez y renseigner chaque étape à suivre, en optant pour plusieurs formats : vidéo, tutoriel pas à pas avec captures d’écran etc.

 

Il est important d’anticiper les difficultés auxquels les collaborateurs peuvent faire face pendant la procédure en question. Vous pouvez y apporter une solution à l’aide d’un support, prenant par exemple la forme d’une FAQ. Si la question ne s’y trouve pas, le collaborateur peut alors vous contacter et vous pourrez l’intégrer par la suite aux questions posées (s’il ne s’agit pas d’un cas particulier).

 

Pour veiller à la bonne intégration d’un nouveau collaborateur au projet, il est judicieux de créer un document récapitulant l’ensemble des ressources mises à disposition. Si vous travaillez sur ordinateur, vous pouvez renseigner des liens directs vers les ressources en question. (Dans ce cas, préférez le format pdf, qui ne change pas et ne rencontre pas de problème de compatibilité d’un ordinateur à un autre).

N’hésitez d’ailleurs pas à renseigner la personne responsable de chaque partie du projet, à contacter en cas de besoin. (Si vous optez pour Trello, le nouveau collaborateur peut avoir accès à cette information en temps réel, en allant dans le tableau en question, mais veillez à lui accorder l’accès à cette ressource !). De plus, cela favorise les échanges et son inclusion dans l’équipe.

 

 

Mise en place

 

 

La transition demande un temps d’adaptation, préparez-vous à recevoir beaucoup de questions et remarques avant d’avoir une version aboutie de votre gestion de projet.

Montrez-vous disponible, pour vous assurer que le travail est bien fait. Précisez que chacun a le droit de ne pas tout savoir et de faire des erreurs, permettez-leur ainsi de vous poser des questions car certaines (erreurs) peuvent être facilement évitées.

Par la suite, les collaborateurs accèderont à une autonomie satisfaisante et maitrisée : ils sauront faire.

 

Si ce temps d’adaptation vous semble trop long, vous pouvez organiser des réunions efficaces (en regroupant les collaborateurs en fonction de leurs tâches pour ne pas faire perdre de temps à ceux qui ne sont pas concernés par la question). Cela vous évitera de répéter plusieurs fois la même chose et de vous assurer que la marche à suivre est bien comprise de tous.

Si la procédure à respecter est vraiment complexe, vous pouvez organiser des sessions de « formation », particulièrement utiles pour les nouveaux venus.

 

 

Bilan

 

 

Vous avez trop de travail ? Vous ne pouvez pas vous concentrer sur votre cœur de métier ?

Alors il est temps de déléguer !

Un temps d’adaptation est nécessaire, mais sur le long terme vous gagnez en temps et productivité !

Pour cela, précisez clairement vos objectifs (SMART de préférence) et partagez les informations.

Permettez à vos collaborateurs, mais aussi à d’éventuels sous-traitants, d’être autonomes, d’avancer en votre absence et répondre à vos attentes. A condition de respecter la Loi de Pareto en vous concentrant sur les 20% qui donnent 80% de résultats ! Libérez-vous des détails et contraintes inutiles, sans (réel) impact pour l’utilisateur final.

Une fois de plus, ce qui compte : c’est le résultat !

 

Et vous, êtes-vous prêt(e) à déléguer ?

 

Yohanna Gomez

 

Image par Gerd Altmann de Pixabay
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