Productivité

Comment assurer l’efficacité d’une formation en 2 points ?

 

Former ses équipes, c’est bien.

Que ces formations soient efficaces, utiles et appliquées sur le terrain, c’est mieux !

Voyons comment s’y prendre !

 

 

Utilité de la formation

 

 

La formation sert à améliorer la performance au travail en acquérant des :

  • Capacités
  • Règles
  • Concepts
  • Aptitudes

Il s’agit d’une intention de l’entreprise de satisfaire un besoin.

 

En règle générale, une formation fournit des connaissances théoriques qui doivent devenir pratiques et être appliquées sur le terrain. C’est ce que l’on appelle le transfert de la formation sur le poste de travail.

 

C’est ce qui témoigne de son efficacité et utilité :

Prenons l’exemple d’une formation sur la gestion du stress. Savoir, en théorie, comment faire, sans pouvoir l’appliquer concrètement n’aura aucun effet sur le stress.

 

 

Objectifs multiples

 

 

Les formations peuvent avoir lieu à des moments précis de la vie de l’entreprise :

  • Intégration de nouveaux collaborateurs
  • Mobilité Interne
  • Besoins de polyvalence
  • Nouveau matériel/nouvelle procédure

Ou encore, répondre à un besoin d’amélioration continue (plan de formation).

Au-delà d’un objectif de performance, certaines formations permettent également de développer la Qualité de Vie au Travail et/ou la communication (comme la cohésion d’équipe).

 

Les formations sont souvent réservées aux managers, dans le but que ses effets se répercutent sur les équipes. Pour cela, non seulement, le manager doit les appliquer à son poste, mais aussi à ses subordonnés.  Elles ont alors d’autant plus de « chances » de rester théoriques.

 

Former chaque collaborateur permet de multiplier les chances de transfert. Cela permet à chacun de développer ses compétences, et d’en acquérir de nouvelles. Ce qui a des effets bénéfiques sur l’estime de soi, le sens du travail et la polyvalence, tout en prévenant l’ennui professionnel.

A noter que le manque d’évolution, au-delà de l’insécurité de l’emploi, est facteur de risques psychosociaux.

 

 

Bienfaits multiples

 

 

Selon différentes études, proposer des formations aux collaborateurs participe à leur satisfaction et leur implication. Pouvant aller jusqu’à réduire le risque d’absentéisme et de turnover (indicateurs de RPS).

Elle ne doit pas pour autant avoir pour objectif de résoudre un problème, mais bien de répondre à un besoin (analysé par l’intervenant).

Pour savoir si la formation répond à cette demande, il est primordial d’évaluer son efficacité. Pour cela des indicateurs doivent être mis en place, avant la formation (pour faire un comparatif).

 

Trop souvent, cette évaluation se contente d’un questionnaire de connaissances. Mais cette analyse est incomplète, si l’objectif n’est pas simplement d’acquérir des connaissances théoriques, mais bien de les mettre en pratique.

C’est ce transfert de connaissances sur le poste de travail qui permet de développer, utiliser une compétence et rendre la formation utile et efficace.

Satisfaction

 

D’autres, optent pour le questionnaire de satisfaction. Ce qui permet uniquement d’améliorer le support pédagogique, mais pas son transfert et son efficacité.

 

Pour l’évaluer, mieux vaut opter pour des indicateurs adaptés et spécifiques à chaque formation. Pour cela, il faut bien analyser les besoins et mettre en place des indicateurs permettant de s’assurer que l’on y répond.

 

Reprenons notre exemple de la formation sur la gestion du stress :

C’est là qu’une échelle de stress trouve toute son utilité (et non pendant un diagnostic RPS, où il vaut mieux se concentrer directement sur la cause de stress plutôt que sur la conséquence).

Vous pouvez mesurer la perception de stress des collaborateurs, avant et quelques temps après la formation. Ainsi, vous vous assurez que la formation a répondu à ce besoin de gestion du stress.

Pour compléter cette analyse, vous pouvez également évaluer d’autres éléments impactés par le stress observés dans l’entreprise (comme par exemple : la satisfaction des usagers/clients, qualité des échanges entre collègues, performance…).

 

 

Droit ou Devoir ?

 

 

De nos jours, trop peu de salariés sont sensibilisés à leur droit de suivre des formations, grâce à leur Compte Personnel de Formation (CPF).

Beaucoup d’entreprises sont frileuses à l’idée de voir un collaborateur s’absenter et être formé sur son temps de travail. Cela lui demande de l’organisation et peut entrainer des difficultés sur le court terme.

Mais sur le long terme, l’entreprise profite également des bienfaits de la formation. Elle a ainsi accès à de nouvelles connaissances et peut évoluer en même temps qu’elle acquiert, à moindre frais, une main d’œuvre qualifiée.

La formation peut prévenir l’usure d’ouvriers non qualifiés, qui n’ont pas la possibilité de varier leurs tâches. Ils deviennent ainsi polyvalents et peuvent même devenir de très bons managers, qui connaissent la réalité du terrain, sont légitimes et partagent un langage commun avec leurs équipes. A condition d’être formés au management !

 

Il n’y a donc pas de raison de s’en priver. D’autant plus qu’au-delà des droits du CPF, des organismes collecteurs, comme l’OPCA, peuvent financer le surplus et permettre aux salariés d’accéder à des formations très enrichissantes.

 

 

Conditions de réussite de la formation

 

 

Comment favoriser la motivation ?

 

 

Le volontariat est un gage de réussite de la formation. Forcer la participation peut être source d’insatisfaction et une pure perte de temps. La formation est alors perçue comme une contrainte, plutôt que comme une ressource.

 

Pour éviter cela et favoriser la participation, la formation doit arriver au bon moment. Inutile d’en proposer trop, trop souvent. Ce serait même contreproductif.

A l’inverse, la formation doit être perçue comme utile, adaptée et efficace. Cela fait partie des missions du formateur : il est le mieux placé pour connaitre ses possibilités de transfert sur le terrain.

 

Il peut aller au-delà de l’analyse de la demande de l’entreprise, qui peut diverger de celle de ses salariés. Pour cela, il est intéressant d’interroger directement les équipes et proposer une formation sur-mesure, répondant aux besoins et attentes de tous.

De plus, cette première prise de contact permet à l’intervenant de se faire connaitre, pour ne pas être vu comme un élément extérieur et perturbateur.

 

Les objectifs de la formation doivent être clairs pour l’ensemble des acteurs :

  • Hiérarchie
  • Manager de proximité (qui peut en faire la promotion)
  • Equipe
  • Formateur

Ce dernier doit les rappeler au début de la session. Il peut également les rappeler à la fin, pour favoriser son transfert et s’assurer que les participants estiment que les objectifs ont bien été remplis.

 

 

L’importance du contexte de la formation

 

 

Plus le contexte de la formation est proche de celui du travail, plus sont transfert est favorisé. Elle ne doit pas être un moyen d’échapper au quotidien du travail, mais bien d’acquérir de nouvelles connaissances à appliquer sur le poste de travail pour les transformer en compétences.

 

Lorsque le formateur est un collègue ayant occupé le poste (proche du tutorat), il faut que ce dernier soit formé à la pédagogie et à la transmission d’informations. Il doit être capable d’expliquer correctement (et patiemment) les différents éléments à apprendre.

 

Une formation qui intervient dans un contexte de conflit peut venir l’exacerber. Changer d’environnement ne suffit pas (toujours) à désamorcer les conflits. Ils doivent être résolus avant, sous peine de perturber l’ensemble des participants et avoir une influence négative sur le résultat de la formation.

 

 

Bilan

 

 

Une formation ne doit pas se contenter de transmettre des informations qui resteront à l’état de connaissances théoriques. Pour être utile, son transfert sur le poste de travail doit être favorisé. Ainsi, les connaissances théoriques deviennent des compétences pratiques.

 

Ses objectifs peuvent être divers et variés, mais doivent être clairs pour l’ensemble des personnes concernées. Le formateur doit s’en assurer et bien analyser la demande de l’entreprise (et dans l’idéal celle des collaborateurs également).

Pour s’assurer que la formation répond à ces besoins, son efficacité doit être évaluée correctement. Des indicateurs peuvent être mis en place pour l’occasion.

 

Le contexte de la formation impacte grandement son efficacité : la motivation et l’absence de conflit sont primordiales.

La formation ne doit pas venir résoudre un problème en éloignant les participants de leur contexte de travail. Bien au contraire, le transfert de la formation sur le poste de travail est d’autant plus favorisé que son contexte s’en rapproche.

 

Facteur d’évolution, les besoins en formation ne doivent pas être négligés. Ils assurent la pérennité et la performance de l’entreprise, sont sources d’innovation et de satisfaction des salariés.

 

Alors n’hésitez plus ! Mais assurez-vous de l’utilité et l’efficacité de chaque formation pour profiter de ses bienfaits.

 

Yohanna Gomez

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