Nous avons pu voir comment améliorer le partage d’informations pour organiser et fluidifier le travail d’équipe.
Mais le délai d’information a également un impact au niveau individuel, qu’il ne faut pas négliger.
Alors, que se passe-t-il concrètement lorsqu’un collaborateur manque d’information pour avancer sur une tâche ?
L’importance des informations
Pour atteindre l’objectif fixé, certaines informations sont essentielles :
- Répartition des tâches (qui fait quoi ?)
- Changements de méthodes de travail (comment s’y prendre ?)
- Etat d’avancement d’un projet (que reste-t-il à faire ?)
- Difficultés rencontrées (entraide possible ?)
- Modification des objectifs et diverses données indispensables….
Une bonne communication est primordiale pour coordonner les actions dans l’entreprise.
De plus, les échanges d’informations sont bénéfiques pour la cohésion d’équipe, la satisfaction des salariés et l’intégration des connaissances.
Malheureusement, ces renseignements ne sont pas toujours disponibles lorsqu’on en a besoin.
Délai d’échange d’information
Il s’agit de tout délai ou retard d’information (delays in information exchange).
En effet, le collaborateur n’a pas accès à cette ressource essentielle pour atteindre l’objectif fixé en temps et en heure.
A son tour, il n’est pas en mesure de partager ces informations. L’effet domino n’est pas loin !
Tout comme l’effet « boule de neige » : en absence d’informations, des erreurs peuvent être commises, reproduites et prendre des proportions à l’échelle de toute l’entreprise !
Les tâches interdépendantes sont particulièrement impactées.
Le délai d’informations est considéré involontaire : résultat d’un manque de coordination, d’organisation et/ou de planification.
Contrairement à la très délétère rétention intentionnelle d’information.
Après tout : « le savoir, c’est le pouvoir »
Sans savoir, on ne peut pas faire grand chose…
Conséquences
En l’absence d’informations, le collaborateur peut avoir deux réactions différentes :
Le collaborateur perçoit ce retard comme un non-respect des délais annoncés et des attentes des salariés.
Il est déçu et insatisfait, voire frustré. Ce qui peut le pousser à s’isoler.
Pouvant aller jusqu’à l’intention de démissionner ou de partir en retraite anticipée
En effet, le manque de ressources pour atteindre ses objectifs a un impact direct sur l’engagement professionnel,
Au départ, ce délai peut provoquer une simple irritation ou contrariété.
Mais si la situation n’évolue pas, des affects négatifs plus intenses apparaissent :
- Confusion
- Ennui
- Frustration
- Colère
- Anxiété
Une fois apparus, il ne suffit pas de régler le problème pour les faire disparaître.
Ces affects s’installent sur le long terme !
Dans un premier temps, le collaborateur cherche à comprendre pourquoi il n’a pas accès à l’information et combien de temps il va devoir attendre.
S’il n’a pas d’explication ou de réponse, ses affects négatifs vont s’intensifier.
Ses relations avec la personne censée lui fournir ces informations vont se dégrader.
Et cette dernière peut ressentir une pression de plus en plus importante.
Le salarié a l’impression de perdre le contrôle de la situation, de ne pas pouvoir y faire face.
Cette perte de contrôle perçu est source de stress.
Pouvant même laisser place aux comportements contre-productifs.
Notamment des prises d’initiatives non adaptées et/ou un langage grossier.
La situation peut même dégénérer au point de voir apparaître des comportements déviants.
Comme le sabotage du travail d’un collègue, jugé responsable de la situation.
Plusieurs éléments viennent exacerber ce phénomène :
- La pression temporelle
- L’importance de l’information
- Le silence du collègue responsable de l’information (absence de réponse)
- La qualité de la relation avec ce collègue
- L’existence d’autres alternatives (autres collègues à solliciter à l’avenir)
- La nature impatiente et anxieuse du salarié
Pour mettre fin à cette situation, le salarié peut décider d’agir et improviser.
Il peut également décider de réduire les interactions avec les collègues qui lui ont « fait défaut ». Dans certains cas, il peut faire appel à d’autres personnes.
Mais plus souvent, il choisit de s’isoler pour conserver son indépendance et le contrôle de la situation.
Le processus n’est pas tout à fait le même que la réaction évaluative et résulte de tentatives infructueuses de reprendre le contrôle.
Mais comment éviter d’en arriver là ?
Comment empêcher les retards d’informations ?
La gestion du temps de travail est centrale, tout comme la pression temporelle qu’elle peut engendrer.
Pour respecter des délais trop courts, le salarié travaille dans l’urgence, la précipitation et le stress.
Il se focalise sur ses tâches, au détriment du partage d’informations et des échanges sociaux.
Une marge de manœuvre laissant place aux imprévus est indispensable.
Certaines missions interdépendantes doivent parfois passer en priorité pour rendre l’ensemble plus fluide.
Il faut également favoriser et encourager l’échange d’informations et une bonne communication entre collègues.
Bilan
Nous avons pu voir à quel point un mauvais partage d’informations peut avoir des effets négatifs.
Allant même jusqu’à l’isolement, voire la démission !
Sans oublier les comportements contre-productifs ou déviants ayant pour but de reprendre le contrôle de la situation.
Pour ne pas en arriver à ces extrêmes, il vaut mieux laisser place aux imprévus et adopter des délais plus réalistes.
Mais aussi prioriser les tâches interdépendantes pour permettre à chacun d’avancer.
A bientôt !
Yohanna Gomez
