Productivité

Les Interruptions de Travail en 3 points !

Plusieurs fois, nous avons rapidement mentionné les méfaits des interruptions de travail. Nous allons aujourd’hui les voir plus en détails dans un article dédié.

Ses effets négatifs sur la productivité commencent à être connus, même s’ils demeurent sous-estimés. Nous mettons plus de temps que nous le pensons pour redevenir efficace.

Mais il n’y a pas que la productivité qui en pâtit. Voyons les différents éléments impactés par les interruptions de travail et quelques petites astuces pour les réduire.

 

 

Quels sont ses impacts ?

 

 

Les interruptions de travail ne nuisent pas seulement à la productivité, mais également au bien-être.

Cela induit également une charge mentale supplémentaire.

Si nous sommes interrompus par un tiers, nous allons devoir faire une gymnastique mentale :

  • Mémoriser la tâche en cours
  • Mémoriser la nouvelle information/consigne
  • Revenir à la tâche en cours (sans oublier l’élément nouveau)
  • Appliquer ou utiliser la nouvelle consigne/information

 

Ce qui est d’autant plus exigeant si cela n’a rien à voir avec la tâche en cours et doit attendre.

Heureusement, toutes les interruptions ne se valent pas. Certaines ont moins d’impact que d’autres.

 

 

Une histoire de contexte et de contenu

 

Une étude démontre que si le contenu de l’interruption est lié à la tâche, il est plus aisé d’y retourner.

Dans ce cas, la personne aura besoin de moins de temps et d’effort pour traiter la nouvelle information/consigne et revenir à la tâche en cours.

 

Si l’interruption de travail intervient dans le même contexte que la tâche en cours, mais sans partager le même contenu, il reste difficile de revenir à la tâche précédente.

Elle est pourtant perçue comme plus bénéfique qu’une interruption qui n’a rien à voir, mais en réalité, le coût en termes de productivité et d’efforts est le même.

 

Par exemple : Nous sommes interrompus par un tiers qui nous demande de rajouter quelqu’un en copie de mail.

Plusieurs cas de figure sont possibles:

  • Nous étions en train de faire autre chose.
    • Cette interruption est particulièrement coûteuse en temps et demande des efforts.

 

  • Nous étions en train de traiter les mails.
    • Le contexte est le même, mais pas le contenu. Cela nous donne l’impression d’être une petite interruption, mais il n’en est rien. Il va falloir mémoriser ou s’exécuter avant de revenir au traitement de nos mails. Ce qui implique de se souvenir où nous en étions et demande un temps souvent sous-estimé avant d’être à nouveau concentré et efficace.

 

  • Nous étions en train de rédiger le mail en question.
    • Cela demeure une interruption, mais elle est plus simple à traiter. Il suffit d’ajouter rapidement le collaborateur en copie puis de reprendre la rédaction du mail, dans le même onglet.

 

Tout n’est pas perdu ! Voyons quelles stratégies sont plus ou moins efficaces pour compenser.

 

 

Comment y remédier ?

 

 

Pour réduire la charge mentale supplémentaire, il est conseillé de ne pas garder en mémoire le nouvel élément. Il vaut mieux prendre le temps de tout noter pour le consulter au moment opportun.

 

Reprenons notre exemple : nous devons ajouter une personne en copie de mail avant de l’envoyer. Soit nous mémorisons l’information pour le faire plus tard, soit nous décidons de le faire tout de suite pour ne plus avoir à y penser.

Sans avoir à rédiger le mail en entier et l’envoyer tout de suite, nous pouvons créer un brouillon de mail et ajouter le destinataire. Mais cela implique de se souvenir que le mail en question est en brouillon.

 

D’autres moyens peuvent nous aider, en fonction de nos habitudes. Nous pouvons tout noter sur :

  • Post-it
  • Agenda
  • Cahier journalier
  • Outil de gestion de projet comme Trello…

 

Le post-it peut être une bonne solution, collé près de l’écran. Mais il peut devenir une distraction pour le regard.

Un poste de travail encombré demande des ressources au cerveau pour traiter en permanence toutes ces informations visuelles parasites.

Ce qui est d’autant plus vrai pour les informations écrites (post-it, calendrier etc.). La lecture est un processus automatique, qui déconcentre le cerveau sans que l’on s’en rende forcément compte consciemment.

 

Quelle que soit la stratégie adoptée : tout noter ou finir la nouvelle tâche avant de revenir à la précédente ; il est recommandé d’éviter au maximum les charges mentales supplémentaires.

 

Albert Einstein n’avait pas pour habitude d’encombrer son cerveau en mémorisant des informations, mais préférait imaginer, créer, innover. Il y a d’ailleurs cette citation célèbre : « L’intelligence n’est pas la capacité de stocker des informations, mais de savoir où les trouver. »

 

Alors ne traitons pas notre cerveau comme un disque dur d’ordinateur. Des outils existent pour ça. Gardons les ressources de notre cerveau pour les choses importantes, pour lesquelles nous sommes meilleurs qu’un ordinateur.

 

 

Travailler plus vite pour compenser ?

 

Les collaborateurs qui ont pour habitude d’être interrompus dans leur travail vont avoir tendance à travailler plus vite pour minimiser cette « perte de temps ».

Mais cela a un coût et engendre davantage de :

  • Charge mentale
  • Stress
  • Pression temporelle
  • Efforts
  • Frustrations

Rien que ça !

 

Donc même si le collaborateur semble plus efficace, sur le long terme ça ne sera pas le cas.

Plus vite le collaborateur travaillera, plus vite cela le mènera à un épuisement professionnel.

 

Cessons alors de courir derrière le mythe du multitâche !

Même si nous avons l’impression d’être capable de faire plusieurs choses à la fois, il s’agit en réalité d’une succession de tâches interrompues sans cesse !

 

Les tâches automatiques sont les seules à pouvoir être réalisées en simultané d’autres tâches qui requièrent notre attention. C’est notamment le cas pour marcher, conduire ou encore manger. Elles sont réalisées en « tâches de fond » par notre cerveau.

S’il est nécessaire de s’interrompre et passer d’une tâche à l’autre, il vaut mieux qu’elles soient similaires. Elles doivent avoir le même contenu et faire appel aux mêmes compétences.

 

 

Comment communiquer ?

 

Particulièrement vrai en télétravail, mais également en contexte habituel, la connexion constante aux différents canaux de communication constituent des interruptions elles aussi coûteuses, impactant la productivité, mais pouvant également générer du stress.

En effet, les collaborateurs peuvent craindre de rater un « mail important ». Ils ressentent alors le besoin de s’interrompre et regarder la boîte mail, même lorsqu’il n’y en a pas de nouveau.

 

Les notifications nous informant de l’arrivée d’un nouveau mail est également source de distraction. Même sans le consulter, le temps nécessaire pour redevenir efficace est sous-estimé. D’autant plus qu’il n’est pas rare de se poser des questions sur ce nouveau mail et y penser sans s’en rendre compte.

 

Si une « urgence » survient, la personne concernée, qui peut agir pour résoudre le problème, en sera avisée bien assez tôt.  Il n’est donc pas indispensable de consulter ses mails trop souvent et être en permanence disponible.

 

Pour aller plus loin : Le droit à la déconnexion en 3 points

 

 

Pour conclure

 

L’impact des interruptions de travail ne doit pas être sous-estimé et ne concerne pas que la productivité. Elle constitue une charge supplémentaire, même si les deux tâches semblent liées.

Bien que certains mettent au point des stratégies pour travailler plus rapidement et compenser la perte de rapidité liée aux interruptions, sur le long terme ses effets néfastes sont les mêmes.

Il n’y a donc aucune honte à ne pas être toujours disponible. Il est même préférable de s’isoler et être injoignable pendant les tâches importantes, demandant de la concentration et/ou de la créativité.

Alors déculpabilisons et évitons par la même occasion d’interrompre nos collaborateurs lorsque cela peut attendre.

 

Yohanna Gomez

Photo de Karolina Grabowska provenant de Pexels
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