Après avoir abordé les 3 points-clés du Télétravail, dont son organisation, voyons plus particulièrement comment adapter son Management.
Suivre l’avancement d’un projet à distance
Comme nous avons pu le voir, le télétravail est une histoire de confiance et de communication. Il faut donc se fier à ses subordonnés et ne pas les « harceler » pour vérifier sans cesse où ils en sont.
Une bonne communication vous permet d’avoir une idée de l’état d’avancement global du projet/des tâches en cours sans avoir à solliciter vos collaborateurs.
Bon nombre d’outils en ligne vous permettent de travailler à distance. C’est notamment le cas des outils de gestion de projet. J’utilise Trello, à vous de trouver celui qui vous correspond le plus !
Utiliser le bon outil
Les fonctionnalités proposées sont multiples. Vous pouvez, par exemple, créer un tableau pour chaque projet. Que vous décomposerez en sous-objectifs, sous forme de listes. Sous-objectifs eux-mêmes composés de plusieurs tâches : des cartes. Pour chacune de ces cartes, vous pouvez assigner un ou plusieurs membre(s) de l’équipe, une checklist et une date limite.
Chacun peut ajouter des commentaires, des liens, des documents etc. C’est une façon ludique de partager des informations et de les rendre disponibles sans avoir à joindre son collègue à la moindre question. Pour cela, il ne faut pas hésiter à être exhaustif lorsque l’on renseigne une carte.
De plus, en cas d’absence (oui, y compris en télétravail), d’autres collègues peuvent prendre le relais en un temps record car ils savent facilement ce qui a été fait et ce qu’il reste à faire.
Vous pouvez également créer une liste « FAQ » dans laquelle vous anticipez les questions et/ou répondez aux plus fréquentes. Il peut également être intéressant de créer une liste « Boite à idées » permettant aux participants de faire part de leurs remarques/suggestions et ainsi améliorer les outils et procédures de travail.
Se montrer disponible sans être interrompu
Que cela ne vous empêche pas de rester joignable, pendant un créneau journalier, déterminé à l’avance. Les membres de l’équipe s’organisent et vous contactent pendant cette plage horaire pour éviter les interruptions de part et d’autre. Les sujets abordés peuvent être variés : faire des mises aux points/ajustements, répondre aux questions/demandes etc. N’hésitez pas à déborder légèrement si nécessaire pour ne rien laisser en suspens et frustrer votre interlocuteur.
Vous n’avez pas la réponse tout de suite ? Aucun problème, vous pourrez envoyer votre réponse par mail quand vous l’aurez ou directement sur l’outil de gestion si cela concerne une tâche en cours.
Ces temps d’échange peuvent être l’occasion de faire des feedbacks constructifs, non intempestifs. Cela peut être « réciproque » : n’hésitez pas à demander aux collaborateurs de dresser une liste des points positifs et des points à améliorer. Ainsi, vous pouvez vous appuyer sur les premiers, les favoriser et travailler sur les seconds.
Dans ce cadre bien particulier qu’est le télétravail, il est important d’accompagner les collaborateurs. Y compris sur des problématiques plus personnelles, qui peuvent freiner leur productivité. Si possible, adaptez le travail à ces difficultés transitoires. Par exemple : un enfant est malade ? Le collaborateur peut en profiter pour exécuter les tâches plus répétitives et/ou demandant le moins de concentration/créativité.
Cela est d’autant plus important dans le cadre de l’international. Il peut être difficile d’anticiper et/ou comprendre les obstacles et difficultés auxquels le collaborateur doit faire face. Il faut donc être vigilant et savoir faire preuve d’inventivité pour l’accompagner. Mais ne perdez pas de vue que cela en vaut la peine, car il s’agit probablement d’un talent que vous n’auriez pas pu faire venir dans l’entreprise. Ce type de collaborateur a beaucoup à vous apporter, à commencer par une vision et une culture différentes.
En bref, restez en veille et disponible, sans solliciter plus que nécessaire vos subordonnés. Soyez réactif, mais aussi proactif et éviter ainsi au maximum les réunions d’urgence, source de stress et de grosse interruption.
Dernier point, mais pas des moindres : malgré la distance, prenez le temps de fêter tous ensemble vos accomplissements et l’atteinte de vos objectifs !
Toujours se concentrer sur le résultat
N’oubliez pas que ce qui compte le plus : c’est le résultat.
Comme lorsque vous déléguez votre travail, sachez être flexible sur le résultat attendu et abandonner le perfectionnisme. Sachez qu’à l’écrit, ou même à distance, vous pouvez être étouffant et/ou vexer un collaborateur sans même vous en rendre compte. Ce qui est catastrophique en matière de productivité et de créativité. D’autant plus lorsqu’il s’agit d’un collaborateur spécialisé dans son domaine. Évitez donc de vous accrocher aux détails, sans réel impact sur le résultat et l’expérience de l’utilisateur final.
Vous n’êtes pas prêt à faire confiance tout de suite à vos collaborateurs ? Expliquez-leur que vous pourrez devenir plus flexible et moins présent par la suite, pour qu’ils sachent faire leur preuve et patienter.
N’hésitez pas à diffuser votre responsabilité progressivement en nommant des chefs d’équipe que vous solliciterez davantage au début, laissant les autres membres se concentrer sur leur travail (tout en restant disponible!).
Laissez à vos collaborateurs le droit à l’erreur et à contrario sachez féliciter l’excellence et exprimer ce qui vous a tant plu pour que cela puisse être reproduit par la suite.
Lorsqu’il y a plusieurs points à vérifier, centralisez-les pour en faire part en une seule fois. Plutôt que d’importuner vos subordonnés à chaque fois, ce qui est source d’interruptions, voire de frustration.
A distance, il est d’autant plus vrai qu’une procédure de travail doit comporter une marge de manœuvre pour s’adapter à chacun. Cela ne l’empêche pas de conserver une part d’homogénéité.
Etre trop pointilleux peut provoquer/empirer un syndrome de l’imposteur.
Le cas du Syndrome de l’imposteur
En télétravail, soyez particulièrement soigneux dans vos feedbacks et veillez à encourager et souligner le travail bien fait (que la personne souffre de ce syndrome ou pas!). Préférez la vidéo pour faire ce genre de retour et/ou des suggestions, pour éviter que votre ton soit mal interprété, jugé trop sec, froid etc.
Un accompagnement adapté est nécessaire pour éviter le cycle de l’imposteur :
- Avant : temps de préparation inutilement long pouvant provoquer de la procrastination à cause du stress et du souci de trop bien faire.
- Pendant : vérifications multiples, perfectionnisme menant à un surinvestissement voire à un épuisement professionnel.
- Après : Se reprocher sa lenteur et sa surcharge, appréhension du prochain projet.
Bref, un vrai cercle vicieux !
Ce fonctionnement tend à lui confirmer son impression d’incompétence : « je suis tellement mauvais.e que je dois faire plus d’effort que les autres, pour un résultat médiocre ».
Pour enrayer ce mécanisme, il convient de découper le projet (perçu comme une montagne infranchissable) en tâches courtes (petits obstacles) avec des dates à respecter, que vous confiez au fur et à mesure.
Ainsi, vous pouvez accélérer les choses et pousser le collaborateur concerné à passer à l’action rapidement, sans avoir le temps pour une préparation et des vérifications disproportionnées. Attention toutefois à ne pas lui mettre la pression et prévoir une petite marge.
Cet accompagnement permet de le rassurer à chaque fois qu’il a atteint l’objectif fixé, en lui montrant votre satisfaction, le poussant à abandonner son perfectionnisme. C’est également l’occasion de faire des ajustements en temps réel (attention, ce n’est pas fait pour tout le monde !).
Vous pouvez également opérer en douceur, en demandant un brouillon plutôt que le résultat final, anxiogène Cela est moins intimidant et stressant pour lui. Sachez alors mettre fin à la tâche en cours lorsque le travail fourni est satisfaisant.
Bref, un maître mot : le résultat !
Yohanna Gomez
