Organisation du Travail

Multitâche : travail simultané, successif ou interrompu ?

Nous l’avons vu à plusieurs reprises : les interruptions impactent la productivité. Qu’en est-il du multitâche ? S’agit-il d’une forme contrôlée d’interruption de travail ?

 

 

Qu’est-ce que le multitâche ?

 

 

Commençons par casser un mythe : le multitâche n’existe pas !

Même si nous avons l’impression de faire deux choses en même temps, en réalité notre cerveau passe très rapidement d’une tâche à une autre.

Seule exception : l’une des tâches est automatique et/ou ne demande pas de faire appel aux mêmes ressources cognitives (notamment l’attention).

 

En d’autres termes, le cerveau est capable d’exécuter simultanément deux tâches si l’une d’entre elles est une « tâche de fond ». C’est-à-dire lorsque cette dernière ne demande pas notre attention consciente.

C’est principalement le cas de tâches automatiques dont on a fini l’apprentissage, comme marcher ou conduire. Alors, seulement, nous devenons capables de faire autre chose en même temps, de façon efficace (comme marcher/conduire et parler).  Bien que nous ayons besoin de faire attention à la route et où l’on met les pieds, notre cerveau est capable d’analyser le danger de façon rapide et automatique.

Il est également possible de réaliser une activité physique et intellectuelle simultanément. Par exemple, en écoutant un podcast/livre audio pendant une séance de sport. Ce que l’on peut d’ailleurs faire au cours de déplacements pour rentabiliser le temps que l’on y passe et être plus productif.

 

Ce que l’on appelle multitâche est donc en réalité une façon de passer d’une tâche à une autre. Pour le faire rapidement et efficacement, il faut que les tâches en question soient similaires. Dans l’idéal, elles doivent faire appel aux mêmes compétences et avoir un contexte commun.

Ainsi, il est recommandé de regrouper des tâches communes pour avoir l’impression d’être multitâche et traiter efficacement l’ensemble, en passant rapidement d’une tâche à une autre. Il est plus difficile de jongler entre deux tâches différentes. Notre cerveau a besoin d’un certain temps pour traiter les nouvelles informations et prendre des décisions pour agir en fonction.

 

En recevant une notification de mail, l’on peut avoir l’impression d’être efficace et rapide en y répondant tout de suite. Mais en réalité, revenir à la tâche précédente demande des efforts et prend plus de temps qu’on ne le croit. Il est donc conseillé de désactiver les notifications et de se concentrer sur une tâche à la fois, pour traiter les nouvelles informations en temps voulu.

 

Si l’on s’essaie au multitâche classique, c’est-à-dire de passer très rapidement d’une tâche à une autre, sans avoir fini la précédente : cela nous demande plus de temps et d’efforts que de les faire successivement.  Mais nous faisons également plus d’erreurs. Ce qui est d’autant plus le cas s’il s’agit de tâches complexes. Cela peut réduire la productivité de 40% !

 

 

Qu’en est-il des interruptions de travail ?

 

 

Dans d’autres cas, une source extérieure contraint le collaborateur à passer à une autre tâche, sans délai et sans avoir fini ce qu’il faisait : c’est une interruption de travail.

Ces interruptions ont un fort impact sur la productivité, même lorsqu’elles font partie de l’organisation du travail habituelle.

Non seulement, le collaborateur peut oublier la tâche précédente (car considérée comme finie par le cerveau. Quoi qu’il en soit, se remettre à la tâche a un certain coût (temporel et mental).

 

Pour compenser cette baisse de productivité, certains s’appliquent à travailler plus rapidement, mais cela demande de faire plus d’efforts, occasionne du stress et de la pression temporelle. Cela augmente la charge de travail, mais également la charge mentale, à cause de toutes ces tâches en attente et ces informations qu’il ne faut pas oublier. Ces interruptions engendrent également de la frustration, probablement de n’avoir pas pu finir la tâche précédente et pouvoir passer sereinement à autre chose.

 

Pour aller plus loin : Comment alléger la charge mentale et la charge émotionnelle ?

 

Lorsqu’une interruption a lieu dans le même contexte que la tâche principale, elle peut être perçue plus positivement. Nous sommes mêmes en droit de penser qu’elle est bénéfique, mais les études ont montré que le cerveau traite cette interruption comme une nouvelle tâche, indépendamment de son contexte (car l’interruption n’est pas volontaire, mais extérieure).

 

Ainsi, les interruptions de travail forcent les collaborateurs à travailler différemment, en augmentant le rythme de travail (parfois de façon effrénée), à développer des stratégies pour y faire face (copying). Seulement, ces stratégies peuvent être épuisantes sur le long-terme.

Il est donc possible de faire face à des interruptions ponctuelles, à des périodes particulières, comme par exemple lors de la phase clé d’un projet. Mais la situation ne doit pas perdurer, sous peine d’épuisement, de baisse de motivation et de productivité.

 

 

Bilan

 

 

Faisons notre deuil : le multitâche n’existe pas. Il consiste en une succession rapide de tâches demandant notre attention (à moins d’être automatiques et maitrisées).

La rapidité de ces successions peut nous donner l’impression de pouvoir gérer plusieurs tâches à la fois. Mais en réalité, notre cerveau est attentif à une tâche après l’autre. Cela a un coût et demande plus d’efforts que de finir une tâche avant de passer à la suivante. De plus, cela prend plus de temps qu’on ne le croit pour être à nouveau concentré et efficace dans la nouvelle tâche.

 

Tout n’est pas perdu :

  • Pour passer rapidement d’une tâche à une autre, il faut que ces tâches soient similaires, demandent de faire appel aux mêmes compétences et aient un contexte commun.
  • A contrario, pour gérer plusieurs tâches « en même temps », il est possible de réunir des tâches compatibles, qui ne font pas appel aux mêmes ressources (comme une activité physique et intellectuelle).

 

Et vous, attendez-vous de finir une tâche pour passer à la suivante ?

Yohanna Gomez

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