Nous l’avons vu à plusieurs reprises : les interruptions impactent la productivité. Qu’en est-il du multitâche ? S’agit-il d’une forme contrôlée d’interruption de travail ?
Qu’est-ce que le multitâche ?
Commençons par casser un mythe : le multitâche n’existe pas !
Nous pouvons avoir l’impression de faire deux choses en même temps. Mais en réalité notre cerveau passe très rapidement d’une tâche à une autre.
Deux cas de figure font exception :
- L’une des tâches est automatique
Le cerveau est capable de mettre une activité en « tâche de fond » pour se concentrer sur la seconde.
Pour cela, l’apprentissage doit être fini (comme marcher ou conduire). Nous pouvons alors faire deux choses en même temps.
Bien que cela demande de l’attention, le traitement des informations est rapide et automatique.
- Les tâches ne font pas appel aux mêmes ressources cognitives
Il est, par exemple, possible de réaliser une activité physique et intellectuelle simultanément.
Ainsi, nous pouvons tout à fait écouter un podcast/livre audio pendant une séance de sport ou pendant un trajet.
Nous sommes loin de notre vision du multitâche au travail, qui est plutôt une succession rapide de tâches.
Tâches simultanées
Ce que nous appelons multitâche est en réalité une façon de passer d’une tâche à une autre, sans avoir fini la précédente.
Cela nous demande plus de temps et d’efforts que de les faire successivement.
Nous faisons également plus d’erreurs. Ce qui est d’autant plus vrai s’il s’agit de tâches complexes.
Cela peut réduire la productivité de 40% !
Pour le faire de façon aussi rapide et efficace que possible, les tâches en question doivent être similaires. C’est à dire qu’elles doivent faire appel aux mêmes compétences et avoir un contexte commun.
Il est d’autant plus difficile de jongler entre deux tâches différentes.
Notre cerveau a besoin d’un certain temps pour traiter les nouvelles informations, prendre des décisions et agir en fonction.
Pour conclure, il demeure préférable de finir une tâche avant de passer à la suivante.
Qu’en est-il des interruptions de travail ?
Une interruption de travail est involontaire. Elle vient d’une source extérieure qui contraint à passer à une autre tâche, sans délai.
Le parfait exemple est un collègue qui vient toquer à votre porte.
Cela impacte fortement la productivité, y compris lorsqu’il s’agit de l’organisation du travail habituelle.
Non seulement, nous pouvons oublier la tâche précédente (considérée comme finie par le cerveau). Mais, se remettre au travail a un certain coût (temporel et mental).
Pour compenser cette baisse de productivité, certains s’appliquent à travailler plus rapidement.
Ce qui demande de faire plus d’efforts, occasionne du stress et de la pression temporelle.
Cela augmente la charge de travail, mais également la charge mentale. En effet, bon nombre de tâches restent en attente. Il faut alors veiller à ne pas oublier ces informations.
Ces interruptions peuvent également engendre de la frustration. Probablement car nous n’avons pas pu finir la tâche en cours pour passer sereinement à autre chose.
Pour aller plus loin : Comment alléger la charge mentale et la charge émotionnelle ?
Cas particulier
Certaines interruptions peuvent être bien perçues, mais elles demeurent involontaires et extérieures.
C’est pourquoi des études ont montré que le cerveau les traite comme des nouvelle tâches, indépendamment de leur contexte.
Ainsi, elles forcent les collaborateurs à travailler différemment :
- Augmenter le rythme de travail (parfois effréné)
- Développer des stratégies pour y faire face (copying).
Seulement, cela s’avère épuisant sur le long-terme.
Recevoir une notification de mail peut paraitre anodin mais est source de distraction. Nous pouvons avoir l’impression d’être rapide et efficace en y répondant tout de suite. Mais, nous devons ensuite revenir à la tâche précédente.
Avant d’être à nouveau productif et concentré, cela demande plus de temps et d’efforts que nous le croyons.
C’est pourquoi il est préférable de désactiver les notifications et se concentrer sur une tâche à la fois. Les nouvelles informations seront traitées en temps voulu.
Si le traitement de mails est primordial pour vous, vous pouvez attendre de finir la tâche en cours avant de les consulter à nouveau. Il y a de fortes chances que vous constatiez qu’en réalité cela peut attendre.
Il est toutefois possible de faire face à des interruptions ponctuelles, à des périodes particulières.
Comme par exemple lors de la phase-clé d’un projet.
Mais cette situation ne doit pas perdurer, sous peine d’épuisement, de baisse de motivation et de productivité.
Bilan
Faisons notre deuil : le multitâche n’existe pas.
Il consiste en une succession rapide de tâches demandant notre attention (à moins d’être automatiques et maitrisées).
La rapidité de ces successions peut nous donner l’impression de pouvoir gérer plusieurs tâches en même temps.
Mais en réalité, notre cerveau est attentif à une tâche après l’autre.
Cela a un coût et demande plus d’efforts que de finir une tâche avant de passer à la suivante.
De plus, cela prend plus de temps que nous le croyons pour être à nouveau concentré et efficace dans la nouvelle tâche.
Tout n’est pas perdu :
- Pour passer rapidement d’une tâche à une autre, il faut que ces tâches soient similaires.
Elles doivent avoir un contexte commun et faire appel aux mêmes compétences.
- A contrario, pour gérer plusieurs tâches « en même temps », il est possible de réunir certaines tâches compatibles.
C’est à dire une tâche automatique ou qui ne fait pas appel aux mêmes ressources (comme une activité physique et intellectuelle).
Yohanna Gomez