Dans cet article, nous allons voir une méthode en 4 étapes, pour résoudre les problèmes de terrain en équipe.
Étape 1 : Etat des lieux
Avant de résoudre les problèmes, il va falloir en dresser une liste, plus ou moins exhaustive.
Conservez-la, elle pourra vous servir plus tard.
D’autant plus que certains problèmes peuvent être liés, sans en avoir l’air.
Dès cette étape, réunissez le collectif de travail et favorisez les échanges.
C’est à cette condition que vous aurez une vision d’ensemble et un maximum d’alternatives.
Pour rester le plus objectif possible, distinguez les faits des opinions.
Vous pouvez noter les points de vue de chacun (y compris le vôtre!). Mais restez factuel.
Déterminez également s’il s’agit d’un problème individuel ou à résoudre en équipe.
Vous avez votre liste mais ne savez pas par où commencer ? Quelle est la priorité ?
Pour mesurer leur importance, concentrez vous sur leurs conséquences.
Sont-elles plus ou moins impactantes ? A court, moyen ou long terme ?
Pour clôturer cette étape : rappelez les différents problèmes rencontrés et écartez (pour le moment) ceux qui ne sont pas prioritaires.
Important : si vous faites face à des problèmes d’ordre relationnel, le collectif de travail peut être en train de traverser une période difficile. La démarche à adopter sera alors différente.
Pour plus d’informations : Les 4 étapes de vie d’une équipe performante
Étape 2 : Proposer des solutions
Maintenant que vous avez votre état des lieux, l’équipe sera en mesure de proposer un maximum de solutions.
Qu’elles permettent de résoudre tout ou partie du problème.
Pour cela, vous pouvez avoir recours à des techniques de Brainstorming ou de Brainwriting.
Pour aller plus loin : Comment profiter au maximum de ces techniques de créativité ?
A cette étape, évitez à tout prix d’évaluer la qualité des propositions.
Il s’agit d’aborder un maximum de possibilités, sans jugement de valeur.
Une « mauvaise idée » peut devenir pertinente ou en inspirer une autre.
Précisez-le à l’équipe et différenciez bien cette étape créative de la suivante.
Étape 3 : Prise de décision
Pour choisir les meilleures solutions à mettre en place, passez les en revue.
Tous ensemble, pesez le pour et le contre :
Besoin de faire des compromis ?
Vous pouvez identifier les intérêts de chacun. Certains peuvent s’avérer incompatibles.
Mais vous pourrez vous appuyer sur les intérêts communs pour trouver LA solution la plus satisfaisante.
Difficile de relativiser et faire des concessions ?
Le collectif de travail doit prendre le dessus et hiérarchiser les intérêts du plus grand nombre.
En fin de liste, il y aura ce qu’il est possible de « sacrifier ».
Chacun pourra relativiser l’importance de certaines choses qui s’avéraient problématiques.
A ce stade, vous saurez concentrer vos efforts sur ce qui est essentiel.
Ensemble, sélectionnez la meilleure solution possible à chaque problème.
Dans l’idéal, celle qui met tout le monde d’accord.
Vous n’y parvenez pas ? Pas de panique.
Reprenez l’ensemble des solutions proposées et recommencez.
Peut-être que LA solution idéale se trouve dans le lot mais qu’elle a été écartée un peu trop vite !
Au besoin, retournez chacun à vos occupations et laissez la nuit vous porter conseil.
On réfléchit mieux à tête reposée.
Un problème vous semble impossible à résoudre ?
Ne dit-on pas que chaque problème a sa solution ?
Si vous êtes coincés, reprenez votre liste « état des lieux ».
Dans le lot, vous trouverez probablement l’obstacle qui vous empêche d’avancer.
Sans importance ni lien apparent, il peut y avoir un problème imbriqué dans l’autre et qui doit être résolu.
Une fois que vous avez votre liste de problèmes et de solutions pour les résoudre, vous pourrez passer à la dernière étape.
Étape 4 : Action !
Maintenant, vous êtes en mesure de construire et mettre en place votre plan d’action !
Avec votre objectif final en tête, visualisez les étapes à franchir pour résoudre enfin tous ces problèmes.
N’hésitez pas à définir des sous-objectifs SMART, plus motivants.
Les missions et responsabilités doivent être réparties de façon équitable aux membres de l’équipe.
Assurez-vous également de disposer des ressources (extrinsèques) nécessaires.
A quels résultats vous attendez-vous ?
En amont, mettez en place des indicateurs pour évaluer l’efficacité de votre démarche.
Vous pourrez alors faire un comparatif avant et après votre intervention.
Ces critères doivent être objectifs, pertinents et correspondre à la situation.
Par la suite, la procédure de prise de décision n’en sera que plus facile. L’équipe aura une vision claire des résultats à atteindre.
C’est d’ailleurs l’occasion d’identifier les points forts de l’équipe sur lesquels s’appuyer, ainsi que les difficultés pour y faire face.
N’hésitez pas à recueillir l’avis de l’équipe sur la démarche de résolution de problèmes pour l’améliorer et l’adapter à vos besoins.
Cela deviendra de plus en plus facile et efficace !
Yohanna Gomez
