Management, Productivité

La résolution de problèmes en 4 étapes !

 

Comment résoudre les problèmes de terrain en équipe ?

Nous allons voir une méthode simple, en 4 étapes !

 

 

Étape 1 : lister les problèmes à résoudre

 

 

Avant toute chose, il faut identifier et recenser les problèmes en question, ainsi que leurs conséquences.

Pour être le plus objectif possible, il faut distinguer les faits des opinions. A cette étape, vous pouvez déjà noter les points de vue de chacun.

Cela permet de réunir les informations nécessaires, mais aussi de déterminer s’il s’agit d’un problème à résoudre en équipe ou plutôt individuel.

 

Pour clôturer cette étape, rappelez les différents problèmes rencontrés et écartez ceux qui ne sont pas prioritaires.

 

Si vous faites face à des problèmes d’ordre relationnel, le collectif de travail peut être en train de traverser une période difficile. Auquel cas, la démarche à adopter est différente.

Pour plus d’informations : Les 4 étapes de vie d’une équipe performante

 

 

Étape 2 : chercher et trouver des solutions

 

 

Dans un second temps, le collectif de travail peut proposer un maximum de solutions.

Ces dernières peuvent venir résoudre tout ou partie du problème.

 

Pour cela, vous pouvez avoir recours à des techniques de Brainstorming ou de Brainwriting.

Pour aller plus loin : Comment profiter au maximum de ces techniques de créativité ?

 

Il ne s’agit pas, à cette étape, d’évaluer la qualité des propositions. Mais de balayer l’éventail le plus large possible de possibilités, sans jugement de valeur.

Précisez-le bien à l’équipe et différenciez bien cette étape créative de la prise de décision.

 

 

Étape 3 : sélectionner les actions à mettre en place

 

 

Pour chaque solution proposée, déterminez ses effets positifs et négatifs, autrement dit pesez le pour et le contre.

Prenez également en compte leur coût (financier, temporel …).

 

Afin de favoriser les compromis, il est intéressant d’identifier les intérêts de chacun. Cela vous permettra de réunir les intérêts communs et identifier les intérêts incompatibles.

Pour entrevoir une zone de concessions possibles, le collectif de travail doit hiérarchiser ses intérêts. En fin de liste, vous trouverez ce qu’il est possible de « sacrifier ». Chacun sera alors en mesure de relativiser l’importance de certaines choses qui s’avéraient problématiques.

 

Il devient alors possible de se focaliser sur les buts vraiment importants : peut-être ne sont-ils pas incompatibles ?

 

En favorisant les échanges, il devient possible d’entrevoir des alternatives, satisfaisantes pour chacun.

Focalisez-vous sur celles qui mettent tout le monde d’accord pour aboutir à la prise de décision finale.

A l’aide de toutes ces informations, l’équipe peut sélectionner la meilleure solution possible à chaque problème.

Si ce n’est pas le cas, n’hésitez pas à répéter la procédure avec les solutions proposées à l’étape 2.

 

 

Étape 4 : mise en place, suivi et évaluation

 

 

Pour une mise en place efficace, il est important de planifier chacune de ses étapes. Pour cela, divisez l’objectif principal en sous-objectifs SMART. La « montagne » semble alors moins difficile à gravir.

Pour en savoir plus : Comment motiver ses troupes ? 

 

Veillez à répartir équitablement les missions et responsabilités dans l’équipe. Assurez-vous également de disposer des ressources (extrinsèques) nécessaires.

 

Enfin, évaluez l’efficacité de la démarche. Pour cela, vous devez traiter les deux faces du problème :

  • La procédure de décision et de mise en place

Elle doit être juste pour être comprise de tous.

Les collaborateurs doivent être en accord avec cette procédure pour accepter plus facilement les décisions qui leur sont défavorables et favoriser sa mise en place.

 

  • Les résultats obtenus

A quels résultats vous attendez-vous ? Pour les évaluez, mettez en place des indicateurs spécifiques, permettant de mesurer la différence entre avant et après.

Il est nécessaire de déterminer des critères objectifs, jugés pertinents et correspondant à la situation. Cela aidera les prises de décision futures car l’équipe aura une vision plus claire des résultats à atteindre.

C’est également l’occasion d’identifier les points forts de l’équipe sur lesquels s’appuyer, ainsi que les difficultés pour y faire face.

 

 

Il est important de respecter l’ensemble de ces étapes pour résoudre les problèmes auxquels vous faites face. Cela deviendra alors de plus en plus facile et efficace !

 

Et vous, avez-vous d’autres méthodes pour résoudre les problèmes de terrain ?

 

Yohanna Gomez

 

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