Réunir plusieurs collaborateurs a un coût. Autant rendre ce temps productif !
Voyons plusieurs pistes pour améliorer l’efficacité des réunions.
Les réunions permettent, entre autres, de questionner l’organisation du travail et le partage d’informations.
Cependant, multiplier les réunions s’avère contre-productif.
Pendant ce temps, les collaborateurs n’avancent pas sur leurs tâches.
Comme nous avons pu le voir également, les managers de proximité ne sont pas sur le terrain et s’éloignent de leurs subordonnés.
Comment éviter cela ?
Organisation des réunions
Pour commencer, un responsable de réunion doit être nommé (de préférence sur la base du volontariat, pour s’assurer de son investissement).
Ce dernier aura pour tâche de centraliser les informations et organiser les réunions.
Il pourra rappeler aux participants la date et l’ordre du jour de la prochaine réunion.
Comme nous allons le voir par la suite, il est justement intéressant qu’il intervienne pour centrer la discussion sur l’ordre du jour.
Ordre du jour
Définir l’ordre du jour permet de déterminer l’utilité d’une réunion.
Aucune question urgente n’est à traiter ? Les problèmes soulevés peuvent être réglés sur le terrain ?
Pourquoi ne pas ajourner la réunion dans ce cas-là ? Afin de se réunir lorsqu’il y aura plus d’éléments importants et intéressants à traiter.
C’est un moyen de privilégier la qualité à la quantité et d’éviter la réunionite.
Les participants ont alors l’occasion de réfléchir et de faire part au responsable de ce qu’ils souhaitent évoquer en réunion.
Avoir l’ordre du jour à l’avance, permet aux collaborateurs de se préparer en se penchant sur la question avant le jour J.
Rappelons que l’anticipation permet de ne pas travailler dans l’urgence, tout en gagnant du temps et de l’efficacité !
Déroulement d’une réunion
Le climat qui règne pendant la réunion est important, il ne faut pas hésiter à accorder quelques temps d’échanges conviviaux et de mise en place.
Le responsable peut alors veiller à mettre tout le monde à l’aise, afin de favoriser leur participation.
Une fois que la réunion a réellement débutée, le responsable doit veiller à ce que les discussions restent centrées sur le travail et plus particulièrement sur l’ordre du jour.
En effet, certains comportements peuvent être problématiques et distraire les participants. Le responsable de réunion doit alors rappeler l’ordre du jour et recentrer les discussions.
Pour cela, il peut interrompre cordialement les collaborateurs qui monopolisent la parole ou qui ont des propos inappropriés.
Si ces comportements persistent, une mise au point en privée s’avèrera nécessaire : avec des pincettes !
A la fin de chaque sujet abordé, le responsable doit en faire la synthèse pour s’assurer que tout le monde ait compris les décisions prises et tienne ses engagements.
Dans un souci d’amélioration continue, il est intéressant d’accorder un peu de temps à l’évaluation de l’efficacité des réunions. En mettant en relief les points positifs et les éléments pouvant être améliorés.
Ainsi, au fil des réunions, ces dernières peuvent gagner en efficacité.
Favoriser les échanges
Poser des questions ouvertes permet de favoriser la participation des collaborateurs.
Il est intéressant de poser des questions plus précises pour clarifier certains points.
Enfin, pour s’assurer que tout le monde ait compris, l’écoute active est particulièrement efficace.
Il ne faut pas hésiter à reformuler et résumer avec des éléments concrets. (Par exemple avec des phrases commençant par : « si j’ai bien compris… »)
Remercier les participants après leur prise de parole peut encourager l’ensemble des collaborateurs à faire part de leur point de vue.
Gérer les différences de point de vue
Des points de vue différents peuvent émerger et c’est une bonne chose ! Cela permet de trouver des solutions créatives, à l’image des bienfaits de la diversité.
Il faut cependant veiller à ce que ces différences ne deviennent pas conflictuelles et soient acceptées.
Pour cela, il convient de les synthétiser, en se concentrant sur les éléments objectifs et se séparer de ce qui relève de l’opinion.
Encouragez également les participants à adopter la perspective de l’autre (Perspective-taking). C’est-à-dire à visualiser les faits d’un point de vue différent.
Mettre en relief les points communs et les divergences peut aider en ce sens.
Bien souvent, il en ressort des objectifs et intérêts communs (comme nous avons pu le voir au cours des étapes de vie des groupes projets). Ce qui facilite les échanges et les prises de décision.
Si tel n’est pas le cas, vous pouvez demander aux participants de hiérarchiser leurs objectifs. Cela permet d’entrevoir les marges de négociations possibles et de s’approcher d’une solution pouvant convenir à tous. (Nous verrons dans un prochain article les différentes étapes à respecter pour parvenir à un compromis.)
Pour que les échanges demeurent cordiaux et que les participants ne se sentent pas jugés, il est nécessaire de développer l’attitude amène.
Cela consiste à ne pas attaquer ou remettre en cause le point de vue de l’autre. En commençant ses phrases par : « je croyais que, j’avais compris que … » Et non par : « ce n’est pas comme ça, tu as tort, c’est faux, tu te trompes … »
« Personne n’a réellement et entièrement raison ou tort. »
Yohanna Gomez
