Organisation du Travail

Les 3 points-clés du Télétravail !

Bon nombre d’entre nous ont été contraints d’adopter le télétravail. Certains en redemandent, tandis que d’autres veulent revenir en entreprise.

En effet, les besoins de chacun diffèrent. C’est pourquoi le télétravail montre davantage de bénéfices lorsqu’il est organisé sur la base du volontariat.

Il convient donc de s’interroger sur ce qui manque aux collaborateurs souhaitant à tout prix travailler sur place. Il est fort à parier qu’il s’agit des échanges sociaux ! Quoi qu’il en soit, il est recommandé de les favoriser.

Voyons les 3 points-clés pour mettre en place et profiter au mieux du télétravail !

 

 

Le télétravail, une histoire de communication et de confiance

 

 

Ne plus être présent sur le lieu de travail ne signifie pas mettre de la distance entre l’entreprise et ses collaborateurs, bien au contraire !

Pour que cela se passe bien, le prérequis est une relation de confiance et beaucoup de communication (oui, comme pour un couple !).

Il est alors nécessaire d’accompagner les collaborateurs, de partager les informations et être disponible en cas de besoin, tout en favorisant l’autonomie. Tout est question d’équilibre.

 

Il n’est donc pas question de laisser les salariés livrés à leur propre sort, ni, à contrario, d’être sur leur dos et vouloir tout contrôler, sous peine de les étouffer et les démotiver.

Les collaborateurs doivent se sentir libres de vous faire part d’éventuelles difficultés rencontrées à la maison : fuite, problèmes de voisinage, évènement familial etc. Leur productivité risque d’en pâtir, il vaut mieux lever le pied ou se concentrer sur des tâches répétitives lorsqu’on n’est pas disponible mentalement : gare au présentéisme !

Veillez également à ne laisser personne à l’écart, isolé. Vous pourriez passer à côté d’un syndrome de l’imposteur (dans le prochain article, nous verrons comment le gérer en télétravail).

 

Les informations communiquées doivent être claires et précises, pour ne pas laisser la place aux interprétations et malentendus. De plus, il vaut mieux prendre le temps de donner trop d’informations que de ne pas en donner assez : le collaborateur peut alors perdre un temps fou à la recherche d’informations. Il est préférable qu’il perde quelques secondes à lire des informations dont il n’a pas forcément besoin. Qui sait, elles lui seront peut-être utiles par la suite ? Cela favorise également leur autonomie et fait finalement gagner du temps à tout le monde !

 

 

Echanges informels entre collègues

 

 

Les relations entre collaborateurs ont également leur importance. Le télétravail ne favorise pas les échanges informels improvisés et pourtant bénéfiques. Ils doivent donc devenir intentionnels et être « organisés ». Ils peuvent par exemple prendre la forme d’apéritifs virtuels, à distance, ou encore de jeux en ligne.

 

Vous pouvez aménager des espaces (salons virtuels/forums) et des temps de discussion pour parler d’autre chose que du travail, permettant aux collaborateurs de mieux se connaitre. Les sujets à aborder peuvent être divers et variés : enfants, animaux de compagnie, sport, musique, cuisine etc. Chacun est libre de participer pendant son temps de pause, d’échanger, de poster des photos de leurs plats etc.

De façon plus ludique, vous pouvez organiser des « pauses café », pendant lesquelles un binôme tiré au sort échangera autour d’un sujet aléatoire, s’il le souhaite (Par exemple : Laura et Jean parlent du dernier film qu’ils sont allés voir au cinéma). Des liens peuvent ainsi se créer. N’hésitez pas à varier les duos et les sujets. Faites cependant attention à ne pas réunir deux personnes ayant un passif sans supervision. N’imposez pas non plus la participation, présentez-le plutôt comme un « challenge ».

 

En ce qui concerne les réunions, n’hésitez pas à être plus flexible en prévoyant un créneau avant et après pour discuter. En effet, les collègues ont moins l’occasion de discuter de choses et d’autres et cela peut leur manquer. Profitez de l’occasion de réunir tout le monde pour favoriser la cohésion. Ces temps d’échanges seront alors source de motivation pour suivre la réunion, qui sera moins vue comme une corvée.

 

 

 Qu’en est-il de l’organisation ?

 

 

Sur la base du volontariat, le télétravail rend plus productif. Malheureusement, le contexte actuel ne le permet pas toujours. La motivation doit être entretenue.

Pour cela, il faut connaitre les besoins de chacun pour pouvoir y répondre. Tandis que certains ont besoin de plus d’autonomie, d’autres préfèrent être plus strictement encadrés pour être organisés et efficaces.

S’il est nécessaire de respecter une procédure de travail spécifique, cette dernière doit être claire et précise. Dans tous les cas, pour éviter tout malentendu et délai supplémentaire, préférez les objectifs SMART.

 

La plupart du temps, il est préférable de se concentrer sur le résultat, à condition de fournir tous les moyens et ressources nécessaires pour y parvenir.

Pour cela, vous pouvez mettre en place un outil de gestion de projet vous permettant de suivre à distance l’avancement des différentes tâches. Cela peut prendre la forme d’une To-Do List en ligne (comme Trello) avec des membres assignés à chaque tâche. Ces derniers peuvent prendre plaisir à cocher les cases.

 

Il est important de questionner ses outils et les améliorer lorsque cela s’avère nécessaire. Tout le monde doit savoir lesquels et comment les utiliser correctement pour ne pas perdre d’informations et du temps. Veillez à ce qu’un collaborateur n’ayant pas pu participer à une réunion à distance puisse se rattraper plus tard sur ce type d’outils.

Des réunions intermédiaires permettent de suivre ces évolutions, échanger d’éventuels conseils et anticiper la suite. La méthode Agile convient d’ailleurs particulièrement au télétravail.

 

 

Temps de travail

 

 

Le télétravail est l’occasion de favoriser la diversité et faire appel à des talents à l’international. Vous pouvez ainsi adopter un rythme de travail asynchrone. Ce qui vous permet également d’agrandir vos créneaux de disponibilité pour vos usagers/clients, voire d’être accessible 24h/24 et 7j/7 ! Solution particulièrement adaptée si l’on a une clientèle et/ou des fournisseurs partout dans le monde.

C’est une bonne façon de remettre en question notre organisation du temps de travail. Chacun peut alors travailler au meilleur moment, pendant son propre pic de productivité. Cela suppose de bien centraliser et partager les informations.

 

Contrairement à ce que l’on pourrait penser, le télétravail permet de réduire les interruptions de travail et de se concentrer plus facilement, tout en prenant le temps de répondre aux collègues au moment le plus opportun, voire pendant un laps de temps dédié (à condition d’avoir une bonne organisation).

Pour cela, vous devriez sensibiliser vos collaborateurs à ne pas répondre instantanément aux mails et messages, car il faut beaucoup de temps pour être à nouveau efficace sur la tâche en cours. Il y a une réelle urgence imprévisible ? Pour ces cas bien précis, vous pouvez privilégier un moyen de communication prévu à cet effet, comme un appel téléphonique. Le collaborateur saura alors que les mails et autres peuvent attendre.

 

Le temps de travail doit également être bien délimité pour ne pas flouter la frontière entre vie privée et vie professionnelle et défavoriser l’équilibre entre ces deux sphères.

Il convient alors d’avoir un espace dédié au travail, améliorant par la même occasion la productivité en évitant les interruptions et autres sources de déconcentration.

Un bon moyen d’y arriver, améliorant également la productivité, est d’avoir un espace dédié au travail. Pour le collaborateur, mais aussi pour sa famille, cela envoie le signal clair qu’il est temps de travailler. Puis, à la fin de la journée, il est plus facile de décrocher. Bien sûr, cela n’est pas toujours possible, mais doit être favorisé au maximum. Surtout en fonction des tâches. Difficile d’être créatif/attentif lorsque l’environnement est source de distraction.

 

Pour aller plus loin : Le temps de travail remis en question en 3 points !

 

 

En Bref

 

 

Le télétravail est plus productif lorsque le collaborateur est volontaire, mais ce n’est pas toujours possible comme nous avons pu le voir. Dans ce cas, les échanges sociaux avec les collègues peuvent particulièrement manquer, mais aussi la possibilité d’être accompagné en cas de doute/difficulté.

 

Cet accompagnement doit être équilibré et adapté aux besoins de chacun. La confiance et la communication sont donc essentielles. Une bonne organisation doit également être mise en place pour être efficace, éviter les interruptions et veiller à l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle qui peuvent se confondre en télétravail.

 

Dans le prochain article, nous irons plus loin en abordant le Management du Télétravail.

 

Bon télétravail à vous !

Yohanna Gomez

 

 

  Photo de Anna Shvets provenant de Pexels

 

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