Management, Organisation du Travail, Productivité

Comment travailler vite et mieux ?

Vous avez du mal à respecter les délais et faire face aux imprévus ?

Les résultats ne correspondent pas à vos attentes et/ou à celles de vos clients ?

La coordination entre les membres des groupes projet laisse à désirer ?

La méthode « Agile » peut être la solution adaptée pour vous. Elle permet d’augmenter la productivité et s’assurer la satisfaction des clients.

Comment procéder ?

 

 

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A l’origine, cette méthode a été adoptée en informatique, mais s’adapte à plusieurs secteurs.

Il s’agit de ne plus programmer un projet du début à la fin dès le départ, mais d’adopter une approche plus souple.

Cela permet de ne pas perdre de temps à planifier tout le projet, dans ses moindres détails. En effet, des contraintes et imprévus peuvent apparaître en cours de route et vous forcer à revoir vos plans, ce qui constitue une perte de temps et d’énergie.

 

Cette méthode se veut au cœur de l’action, flexible et dynamique. Elle se concentre sur la pratique plutôt que sur la théorie. Le cahier des charges est allégé, ce qui accélère le processus et permet les rectifications en cours de route. Cela évite de constater que le produit final ne correspond pas à ce qui était convenu et ne répond pas aux besoins du client.

 

 

Comme nous avons pu le voir pour les espaces de discussion, l’adaptation du travail en temps réel nécessite une marge de manœuvre suffisante.

Pour cela, le projet est découpé en périodes de « sprint », allant de deux à trois semaines.

 

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Durant ces sprints, il s’agit de se concentrer sur l’essentiel et passer à l’action, en temps réel, plutôt que de s’éterniser sur le développement théorique.

Le mode de communication privilégié par cette méthode est l’échange en face à face, favorisant la compréhension et évitant tout malentendu, tout en favorisant le partage de connaissances.

 

Une réunion quotidienne de 10 à 15 minutes doit être mise en place pour aborder les points suivants :

  • Ce qui a été réalisé la veille
  • Ce qui va être fait le jour même
  • Les freins rencontrés

Ainsi, chaque collaborateur détermine les priorités du jour et peut recevoir de l’aide en fonction de ses difficultés. C’est également l’occasion de lever les doutes et s’assurer que toute l’équipe avance dans la bonne direction.

Chaque prise de parole doit être courte, sans interruption : certaines équipes ont recours à un « bâton de la parole » pour que chacun parle à tour de rôle.

En anglais cela s’appelle stand-ups meetings, pour une simple raison : cette position inconfortable nous pousse à ne pas nous éterniser !

 

Il s’agit en quelque sorte de découper un grand objectif, en sous-objectifs, interchangeables et adaptables.

Cela favorise la motivation des collaborateurs, car au-delà de gagner en autonomie, les objectifs fixés sont à court-terme, permettant de voir l’avancée et les résultats en temps réel.

Plutôt que de voir une grande montagne à gravir, les collaborateurs constatent chaque marche franchie.

Le « Product Owner » se veut l’ambassadeur du produit cible et rappelle, au besoin, l’objectif final, pour ne pas trop s’en éloigner. Il doit également prioriser les objectifs principaux et veiller à ce que la ligne conductrice soit respectée.

 

 

A la fin de chaque sprint, un produit minimum viable et opérationnel est fourni au client.

Des échanges réguliers permettent de recueillir son avis et adapter le produit à ses besoins changeants.

Placer le client au cœur du processus permet également de bâtir une relation de confiance.

 

 

Entre chaque sprint, un bilan est fait, pour soulever les points sur lesquels l’équipe a gagné en efficacité, les pistes d’amélioration et les difficultés rencontrées. Cela permet à l’équipe de rester motivée et s’améliorer continuellement, tout en repérant les erreurs à ne pas reproduire. A condition que le droit à l’erreur soit communément admis, ce qui n’est pas toujours le cas.

Les priorités sont également revues, en fonction de l’avancée du projet et des nouveaux besoins du client. Cette approche permet d’éviter toute charge de travail supplémentaire et inutile. En cours de route, il est possible de changer de point de vue et de ne pas avoir à réaliser les tâches initialement prévues.

 

 

Pour que la magie opère, il est nécessaire que la hiérarchie s’efface le temps des sprints. Il est nécessaire de laisser les membres de l’équipe travailler en toute autonomie et gérer les priorités. Le « Scrum Master » doit, au besoin, rappeler le cadre de la méthode Agile, pour favoriser cette autonomie.

 

Ainsi, la méthode Agile permet de travailler vite et mieux. Le but n’est pas de faire plus en moins de temps, ni de fournir une certaine quantité de travail dans un temps donné. Il s’agit plutôt de travailler plus efficacement et être au plus proche des besoins du client.

4 grandes valeurs sont ainsi valorisées :

  • Les interactions avec les individus, plutôt que les processus et outils
  • Des produits opérationnels
  • La collaboration avec les clients
  • L’adaptation au besoin du client, plutôt que le respect strict d’un cahier des charges

 

Cette méthode peut vous correspondre et permettre de résoudre certains problèmes, dès qu’ils se présentent. Pour la mettre en place, il n’est pas nécessaire de suivre une formation particulière, simplement d’adopter ses grands principes et une démarche d’amélioration continue. Les maîtres mots de cette méthode sont l’action et l’adaptation !

Yohanna Gomez

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