Vous voulez améliorer la qualité de votre travail (celui de vos subordonnés inclus) ?
Sacrifiez la quantité, au profit du minimalisme !
Guide du Minimalisme au Travail
Quantité de travail
Selon la Loi de Pareto : 20% de votre travail apporte 80% de résultat réel, de plus-value.
Et inversement …
A quoi bon perdre 80% de temps et d’efforts pour fignoler 20% de résultat restant ?
Faites moins, mais faites le mieux !
Vous pouvez vous permettre d’enlever toutes ces tâches qui viennent allonger la to-do list.
Lesquelles sont vraiment nécessaires ? Pour quel résultat ? Que se passe-t-il si vous ne le faites pas ?
Le minimalisme au travail suppose de ne pas tout jeter, mais de savoir faire le tri.
C’est à dire de se concentrer sur ce qui est important, voire essentiel.
Pour cela, il faut déterminer ce dont vous avez besoin et ne rien ajouter de superflu.
Peut-être que cela ne vous semble pas le cas aujourd’hui, mais vous le réaliserez si vous vous en débarrassez.
Vous pourrez alors profiter d’un vent de fraîcheur et de légèreté. Sans parler du temps et de la motivation gagnés !
Vous ne savez pas par où commencer ?
Pas d’inquiétude, ce tri est facile et rapide dans le cadre du travail !
Car il ne s’agit pas de tout passer en revue et déterminer si telle ou telle tâche est utile.
Mais plutôt de faire le process inverse :
Chaque sous-objectif doit avoir un réel impact sur le résultat final.
Eliminez les tâches annexes/superflues.
Ce tri est trop radical pour vous ?
Vous pouvez toujours vous demander si chaque tâche que vous faites au quotidien est indispensable.
Maintenant que nous avons fait le tri dans les étapes à franchir, intéressons nous à leur durée.
Temps de travail
Selon la Loi de Parkinson, vous aurez tendance à occuper tout le temps prévu pour accomplir une tâche, même si celle-ci ne nécessite pas autant de temps.
En d’autres termes, une tâche prendra toujours la durée allouée, quelle que soit sa réelle complexité.
Cela va soit ralentir le travail, soit ajouter des petites tâches parasites, qui ne sont pas indispensables.
Ne préférez-vous pas travailler plus vite et efficacement pour un même résultat ?
N’avez vous pas envie de libérer du temps et faire moins d’effort ?
Pour cela, commencez par étapes : une tâche vous prend habituellement une heure ? Faites-la en 45 minutes !
Dites adieu au perfectionnisme, vous n’en serez que plus productif.
A force, vous saurez quel temps est réellement nécessaire pour telle ou telle activité.
Attention à ne pas en profiter pour ajouter des missions et en faire toujours plus. Ou le burn-out pointera le bout de son nez avant que vous ne vous en aperceviez !
Plus ne veut pas dire mieux. Privilégiez la qualité à la quantité.
Il est d’ailleurs important de se récompenser, cela peut même prendre la forme de pauses productives.
Ce qui est également valable pour vos subordonnés si vous êtes manager.
Prendre le temps de souffler est ce qu’il y a de mieux pour la motivation et la productivité à long terme.
Vous pouvez aller encore plus loin en prévoyant des créneaux pour gérer l’imprévisible et les retards.
Savoir que vous disposez de cette marge de manœuvre permet de ne pas paniquer, réduire le stress et la pression temporelle.
Au quotidien
Etape finale : chaque matin, vous pouvez définir 3 tâches importantes à faire.
Organisez votre journée autour et concentrez-vous sur ces tâches.
Cela passe également par le fait d’éviter au maximum les distractions (réseaux-sociaux, mails etc.) et les interruptions de travail.
Concernant les mails, il est fortement déconseillé d’activer les notifications et/ou de les consulter plusieurs fois par jour.
Vous attendez une information décisive ? Vous pouvez décider de consulter vos mails après votre pause déjeuner, par exemple.
Cela vous permet de ne pas démarrer sur les chapeaux de roue, avant de retourner à l’essentiel de votre travail.
Vos interlocuteurs peuvent comprendre si vous leur expliquez. Qui sait, peut-être que vous les aiderez à être plus productifs ?
Le minimalisme n’est pas plus compatible avec le travail en mode multitâche. Ce qui ne vous empêche pas d’être polyvalent.
Pour en savoir plus : Multitâche : travail simultané, successif ou interrompu ?
Regrouper les tâches
Dans la semaine, vous répétez les mêmes petites tâches ?
Si possible, essayez plutôt de les regrouper pour tout faire en une fois et octroyer un créneau à cette activité.
Cela peut même prendre la forme d’un sprint en avançant sur le mois ou le trimestre à venir.
Encore mieux, si vous le pouvez, automatisez le processus ou déléguez !
Savoir dire « non »
Pour ne pas ajouter de tâche supplémentaire, vous devrez également apprendre à dire « non ». Lorsque cela est possible bien entendu.
Une tâche n’est pas essentielle pour atteindre l’objectif fixé ?
Vous pouvez tenter d’en expliquer les raisons à la hiérarchie en vous appuyant sur ce que vous souhaitez accomplir.
Montrez leur que, si vous n’êtes pas parasités par des tâches annexes, vous obtenez de meilleurs résultats, plus vite.
Bien choisir son outil de gestion
Enfin, un piège à éviter : utiliser trop d’outils en même temps.
Là également, optez pour le minimalisme!
Votre to-do list et vos objectifs doivent être répertoriés et organisez à l’aide d’un seul outil. Y compris de simples feuilles !!
Pour conclure :
Soyez flexible et acceptez de vous concentrer sur la qualité plutôt que sur la quantité. Vous n’en serez que plus efficace ! Vous serez ainsi à-même d’exploiter pleinement votre talent et votre potentiel.
Yohanna Gomez
